Eine erfolgreiche Newsletter-Marketing-Strategie entwickeln: Tipps für langfristigen Erfolg

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches E-Mail-Marketing ist eine geschickte Planung. Denn: Um wirklich das Beste aus Ihrem Newsletterversand herauszuholen, ist eine clevere E-Mail-Marketing-Strategie unverzichtbar. Von der Wahl des Newsletter-Tools bis hin zur anschließenden Analyse der Kampagne gibt es Vieles zu berücksichtigen. Wie Sie Ihre eigene Newsletter-Strategie entwickeln, zeigen wir Ihnen in unserer umfassenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1. Schritt: Das passende Newsletter-Tool wählen

Planlos geht der Plan los? Auf keinen Fall. Damit sich die Arbeit auch auszahlt, die Sie in das Erstellen und Versenden Ihres Newsletters stecken, sollten Sie sich vorab eine gute Strategie zurechtlegen. Denn wenn Sie für Ihren E-Mail-Versand einen umfassenden Plan erstellen, können Sie Ihr Potenzial voll ausschöpfen und überzeugende Newsletter-Kampagnen erstellen.

Die erste wichtige Grundlage für erfolgreiches E-Mail-Marketing ist eine Newsletter-Software, die genau zu Ihren Bedürfnissen passt und Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Strategie unterstützt. Mit einem geeigneten Newsletter-Tool können Sie sich die folgenden Vorteile zunutze machen: 

• 💰 Geringe Kosten und wenig Zeitaufwand: Mit nur wenigen Klicks können Sie Kontakt zu Kund:innen herstellen oder Ihre Produkte und Dienstleistungen bewerben – ganz ohne großen finanziellen Aufwand.
• 🏆 Messbarkeit des Erfolgs: Über automatisch erzeugte Kennzahlen sehen Sie, wie erfolgreich Ihr Newsletter war und können hier mögliche Verbesserungen ableiten.
• 🏁 Zustellbarkeit: Durch die gute Versandreputation professioneller Newsletter-Tools liegen die Zustellraten im Spitzenbereich. Dass Ihre Mailings dennoch im Spamordner der Empfänger:innen landen, ist durch zusätzliche Spam-Tests, die Ihnen bei einigen Anbietern zur Verfügung stehen, nahezu unmöglich. Dort können Sie nämlich die Newsletter-Zustellbarkeit vor dem Versand noch einmal auf Herz und Nieren prüfen.
• ⏱️ Entspannte Versandplanung: Sie können Ihre Mailings mit einer Newsletter-Software bereits im Voraus planen und zum gewünschten Versandzeitpunkt automatisch versenden lassen.
• 🔒 DSGVO-Konformität: Mit einer automatisch datenschutzkonformen Newsletter-Software gehen Sie auf Nummer sicher und können rechtlich nicht in die Bredouille kommen. 
• 🎨 Intuitive Funktionen, die das Erstellen ansprechender und zielgruppengerechter Newsletter erleichtern, denn: Für Profi-Newsletter muss man kein Newsletter-Profi sein. Mit der richtigen Software können Sie ganz ohne Vorkenntnisse oder Expertenwissen tolle Newsletter erstellen. Newsletter-Funktionen, die Sie bei der Umsetzung Ihrer E-Mail-Marketing-Strategie mit rapidmail unterstützen, sind beispielsweise: Ein praktischer Drag&Drop-Editor, ästhetische Design-Vorlagen, Segmentierungs- und Personalisierungsoptionen, A/B-Tests und ein deutschsprachiges Support-Team, das Versender:innen mit Rat und Tat kostenlos zur Seite steht.

2. Schritt: Die Ziele für das Newsletter-Marketing festlegen

Bevor es nun losgehen kann, sollten Sie zunächst einmal Ihre Ausgangssituation betrachten: 

• An welchem Punkt stehen Sie aktuell? Welche Inbound Marketingmaßnahmen führen Sie bereits durch?
• Welche Ziele wollen Sie durch Newsletter-Marketing erreichen? 
• Wie kann ein gut durchdachtes E-Mail-Marketing-Konzept bei der Umsetzung Ihrer Unternehmenszielen helfen?

Hierbei ist es nicht nur sinnvoll, ganz allgemeine Ziele zu definieren, sondern sie auch mit konkreten Zahlen zu versehen:

Diese detaillierten Ziele verdeutlichen Ihnen nicht nur, welche Richtung Sie mit Ihrer E-Mail-Strategie einschlagen wollen. Die Ziele lassen auch Rückschlüsse darauf zu, welche Handlungen ab jetzt nötig sind, um diese zu erreichen. Sie wollen beispielsweise die Newsletter-Abmelderate senken? Dann sollten Sie Ihre Versandfrequenz überdenken und Ihren Fokus auf abwechslungsreiche, interessante Inhalte sowie ein ansprechendes Newsletter-Design legen.

Eine konkrete Zieldefinition bildet außerdem die perfekte Grundlage für die anschließende Auswertung der Newsletter-Kampagne. Die Zielwerte lassen sich dann einfach mit den erreichten Werten vergleichen.

Sie sind noch ein Newsletter-Neuling? Kein Problem! In unserem kostenlosen E-Book „E-Mail-Marketing für Einsteiger:innen“ erklären wir Ihnen alles, was Sie am Anfang über Newsletter wissen müssen.

In dem E-Book erfahren Sie zum Beispiel mehr über:

• Wichtige Definitionen: Was ist E-Mail-Marketing eigentlich?

• Die Vorteile von Marketing-E-Mails

• Die wichtigsten Informationen zu Newsletter-Marketing in verschiedenen Unternehmensformen und -größen

• Verschiedene Formen von Marketing-E-Mails

• Die richtige Auswahl einer geeigneten E-Mail-Marketing-Software

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3. Schritt: Die Zielgruppe definieren

Als Nächstes geht es an die Zielgruppendefinition. Denn damit Sie später relevante Mailings versenden können und damit Ihren Zielen für Ihr Newsletter-Marketing näher kommen, müssen Sie wissen, mit wem Sie es überhaupt zu tun haben. Fragen Sie sich: Wofür steht Ihr Unternehmen und für welche Kund:innen ist Ihr Angebot relevant? Wen wollen Sie durch Ihr E-Mail-Marketing erreichen? Welche Eigenschaften, Interessen, Lebensumstände, ökonomischen Merkmale und Bedürfnisse machen Ihre Zielgruppe aus?

Eine entscheidende Eigenschaft gelungener Newsletter ist nämlich, dass der Inhalt des Mailings seine Empfänger:innen anspricht. Sollte der Newsletter jedoch uninteressant für die Nutzer:innen sein, könnte er schnell in den Papierkorb oder – schlimmer noch – in den Spamordner wandern und damit völlig seinen Zweck verfehlen. Kurz gesagt: Zielgruppenorientierung ist das A und O für erfolgreiches E-Mail-Marketing.

Haben Sie sich nun einige grundlegende Gedanken über Ihre Wunschkund:innen gemacht, können Sie Ihre gesamte Newsletter-Planung und Strategie auf deren Ansprüche und Vorstellungen zuschneiden. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Sie sollten sich nun überlegen, ob und wie Sie die Personas Sandra, Lukas und Renate mit einer Newsletter-Kampagne am besten erreichen und begeistern können.

4. Schritt: Die Empfängerliste verwalten

Next, please! Nach der Auswahl des passenden Newsletter-Tools, Planung der Marketingziele und der Zielgruppendefinition können Sie sich nun um Ihre Kontakte kümmern. Der nächste Schritt zu einer cleveren Newsletter-Marketing-Strategie ist eine gut geführte Empfängerliste:

• 1️⃣ Empfängerlisten anlegen: Zuerst benötigen Sie natürlich eine Liste mit Kontakten, an die Sie Ihren Newsletter senden können. Mit rapidmail können Sie verschiedene Empfängerlisten anlegen, bestehende Empfängerlisten bzw. Kundenkontakte importieren und beim Versand Ihres Newsletters eine oder mehrere dieser Listen auswählen. Dabei sollten Sie unbedingt daran denken, dass der Umgang mit den personenbezogenen Daten Ihrer Empfänger:innen rechtlich genau geregelt ist. Holen Sie deshalb immer die ausdrückliche Zustimmung für den Erhalt Ihrer Newsletter bei Ihren Kontakten ein – am besten durch das Double Opt-in-Verfahren – und verzichten Sie unbedingt auf den Kauf von E-Mail-Adressen.

• 2️⃣ Die Empfängerliste segmentieren: Um gezielte und interessenbezogene Inhalte versenden zu können, lohnt es sich, verschiedene Segmente z. B. je nach Standort, Branche, Geschlecht, Alter oder Interessengebiet Ihrer Abonnent:innen einzurichten. Diese für das Newsletter-Marketing wichtigen Informationen können Sie ganz einfach im Anmeldeformular abfragen. So verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, Marketing-Newsletter an Personen zu versenden, für die Ihre Botschaft irrelevant ist. Auch in unserem Café-Beispiel zahlt es sich aus, die Empfängerliste zu segmentieren. Gibt es beispielsweise mehrere Standorte des Cafés, können über das Segment Wohnort/Postleitzahl genau die Empfänger:innen kontaktiert werden, für die das jeweilige Angebot relevant ist. Besonders reizvoll: Über die Stichwort-Funktion können Sie z. B. das Lieblingsgetränk der Kund:innen vermerken und ihnen personalisierte Angebote per Newsletter zuschicken.
• 3️⃣ Neue Newsletter-Abonnent:innen gewinnen: Empfängerliste angelegt, segmentiert und fertig? Für den Anfang ja. Langfristig empfehlen wir Ihnen aber, Ihre Empfängerlisten ständig zu erweitern. Schließlich wird es auch Kontakte geben, die sich wieder von Ihrem Newsletter abmelden. Weil Sie mit einer größeren Empfängerliste mehr potenzielle Käufer:innen erreichen, sollten Sie sich in Ihrer Newsletter-Strategie auch Gedanken machen, auf welche Art und Weise Sie Ihren Newsletter-Verteiler aufbauen. Neben ansprechenden Anmeldeformularen können Sie weitere Anreize schaffen, um möglichst viele interessierte Leser:innen zu gewinnen. Wie wäre es mit cleveren Pop-Ups, Call-to-Action-Buttons oder QR-Codes, die zur Newsletter-Anmeldung führen? Auch Gewinnspiele, Rabattcodes oder Gratis-Downloads sind beliebte Möglichkeiten, um neue Newsletter-Abonnent:innen zu gewinnen.

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Sie wollen noch mehr über Newsletter lernen und das am besten jede Woche in kurzen Lektionen? Dann ist unser Newsletter-Crashkurs genau das Richtige für Sie! Hier bekommen Sie zweimal pro Woche Post von uns und lernen so in insgesamt 10 Lektionen alles, was es als Einsteiger:in über Newsletter zu wissen gibt.

Und das Beste: Der Kurs ist für Sie komplett kostenlos! Worauf warten Sie also noch?

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5. Schritt: Relevante Inhalte planen und vorbereiten

Jetzt geht’s ans Eingemachte – nämlich eine ansprechende inhaltliche und optische Gestaltung Ihres Newsletters. Dazu sollten Sie sich an drei wichtige Fragen erinnern:

• Welche Erwartungen hat meine Zielgruppe an den Newsletter? 
• Welches Ziel verfolge ich mit dem Newsletterversand?
• Welche Handlung der Empfänger:innen möchte ich durch die Newsletter-Kampagne auslösen?

Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen wichtige Anhaltspunkte für die Inhalte, die für Ihren Newsletter relevant sind. Hier empfiehlt es sich auch, mit Umfrage-Newslettern wichtiges Feedback von Ihren Leser:innen einzuholen. Strategisch kluge und beliebte Newsletter-Inhalte sind:

• 📢 Neuheiten präsentieren: Vorstellung von neuen Produkten, Funktionen, Kollektionen, …
• 🌱 Mehrwert bieten: nützliche Infos zur Produktverwendung, Tipps in Form von Anleitungen, Video-Tutorials, …
• 🫂 Kundenbindung stärken: Einladung zu spannenden Veranstaltungen und Webinaren
• 📰 Leser:innen auf dem Laufenden halten: Neues aus dem Büroalltag und über das Team, wichtige interne News
• 💸 Anreize zum Kauf setzen: interessante Angebote und Schnäppchen, Rabatte, Treuegeschenke, kostenloser Versand, …

Auch das Design des Newsletters sollte zum Thema und dem allgemeinen Konzept passen. So wirkt der Newsletter in sich stimmig und deutlich ansprechender. Zum Glück können Sie mit dem rapidmail 1-Klick-Design automatisch professionelle Newsletter-Templates in Ihrem eigenen Unternehmensdesign erstellen lassen – ganz ohne Kopfzerbrechen, Design-Team oder hohe Kosten. Alternativ zu unserem 1-Klick-Design können auch eine aus unseren vielen schönen vordesignten Newsletter-Vorlagen auswählen und direkt loslegen.

Ebenso wichtig wie ein ästhetisches Design ist die Personalisierung Ihres Newsletters. Personalisierte Newsletter stellen eine vertrauensvolle Kundenbeziehung her und lassen sich viel eher auf die Interessen Ihrer Leser:innen anpassen. Ein weiterer Vorteil für Sie sind die höheren Öffnungsraten, denn Kund:innen lesen ein Mailing eher, wenn ihr Name im Newsletter-Betreff steht. Und wenn sich Kund:innen persönlich angesprochen fühlen, ist es auch wahrscheinlicher, dass sie etwas kaufen, was Ihnen höhere Transaktionsraten einbringt. So kommen Sie Ihren Newsletter-Marketing-Zielen direkt näher.

6. Schritt: Geeignete Versandzeitpunkte festlegen

Ziel, Zielgruppe, Empfängerliste, Inhalte und Design stehen – Jetzt ist die Versandplanung dran. Auch hier sollten Sie zunächst an Ihre Empfänger:innen denken und sich fragen, wann, wie und wo diese am besten erreichbar sind. 

• ⏰ Versandzeitpunkt: Wo sollen sich Ihre Abonnent:innen befinden, wenn sie Ihre Mailings erhalten? Sollen sie gerade auf der Arbeit, zu Hause, auf dem Weg ins Büro oder in ihrer Freizeit unterwegs sein? Erreicht Ihr Newsletter das Postfach Ihrer Empfänger:innen zum falschen Zeitpunkt , könnte er möglicherweise untergehen und nicht geöffnet werden. Wann die ideale Uhrzeit und der perfekte Wochentag für den Versand Ihres Newsletters ist, hängt allerdings stark von der jeweiligen Zielgruppe ab und wie deren Alltag durch Beruf, Familie, Wohnsituation, Kaufkraft usw. beeinflusst wird. Ein guter Anhaltspunkt sind auch die Besuchszeiten Ihrer Website, denn so können Sie herausfinden, zu welcher Tageszeit Ihre Abonnent:innen aktiver sind und Ihren Newsletter wahrscheinlich öffnen werden. Für den Café-Newsletter beispielsweise wären die Zeit vor und nach der Arbeit und die typischen Pausenzeiten für den Versand optimal geeignet.
• 🔁 Versandfrequenz: Wie häufig wollen Sie Ihren Newsletter versenden? Das Mittelmaß zwischen zu häufigem und zu seltenem Newsletterversand zu finden, ist gar nicht so leicht und von Branche zu Branche etwas unterschiedlich. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie die gewünschte Newsletter-Frequenz Ihrer Kund:innen direkt im Anmeldeformular abfragen.

Nachdem Sie Ihren Newsletter fertiggestellt haben, können Sie mit der Planungsfunktion im rapidmail Newsletter-Editor angeben, an welchem Tag und um wie viel Uhr dieser versendet werden soll. Das passiert dann ganz automatisch, ohne dass Sie sich dafür in Ihr Konto einloggen müssen.

Auch wenn es nicht immer einen konkreten Anlass für einen Newsletter geben muss, eignen sich einige Gelegenheiten besonders gut, um Kontakt zu Ihren Kontakten aufzunehmen. Saisonale Anlässe gibt es wie Sand am Meer und lassen sich je nach Branche geschickt im Newsletter aufgreifen. Neben Weihnachten, Sommerferien und Halloween fehlt Ihnen noch die zündende Idee? Unser Newsletter-Versandplan hält so einige kreative Ideen und Anlässe für Sie bereit.

Auch empfängerbezogene Anlässe sind ein wichtiger Teil einer gelungenen Newsletter-Kampagne. Um neue Empfänger:innen herzlich zu begrüßen, sollten Sie eine Willkommensmail vorbereiten – schließlich zählt auch im E-Mail-Marketing der erste Eindruck. Auch eine Geburtstagsmail mit einem kleinen Geschenk kommt sicherlich gut bei den Geburtstagskindern in Ihrer Empfängerliste an. So stärken Sie mit Ihrer Newsletter-Strategie die Kundenbindung und kommen Ihren Marketing-Zielen näher.

7. Schritt: Den Erfolg der Newsletter-Marketing-Strategie auswerten

Nach dem Newsletterversand ist vor dem Newsletterversand. Da ja bekanntlich noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, gibt es nach den ersten versendeten Mailings sicherlich noch Verbesserungspotential. Indem Sie regelmäßig die Performance Ihrer Newsletter analysieren, sehen Sie, ob Ihre Themen und Inhalte für Ihre Zielgruppe wirklich relevant und Sie damit Ihren Zielen näher kommen. Um Ihre E-Mail-Marketing-Ziele Schritt für Schritt zu erreichen, sollten Sie sich stets fragen: Wie kann ich meine Marketing-Newsletter verbessern und meine Strategie weiterentwickeln? 

Das Beste daran: Mit einem Blick auf die entscheidenden Newsletter-Kennzahlen bzw. KPIs (Key Performance Indicators) können Sie herausfinden, was Sie beim nächsten Versand noch besser machen können:

• Zustellrate: Sie zeigt an, bei wie viel Prozent Ihrer Abonnent:innen die E-Mail auch tatsächlich im Postfach angekommen ist. Mit einfachen Schritten können Sie Ihre Newsletter-Zustellbarkeit optimieren.
• Bouncerate: Als Gegenstück zur Zustellrate gibt sie den Anteil der nicht zustellbaren E-Mails an der Gesamtzahl der versendeten Newsletter an. Um die Anzahl der Bounces möglichst gering zu halten, sollten Sie u. a. darauf achten, Ihre Empfängerliste sauber zu halten.
• Öffnungsrate: An der Öffnungsrate Ihres Newsletters können Sie ablesen, wie viele Empfänger:innen Ihren Newsletter nach erfolgreicher Zustellung geöffnet haben.

• Klickrate: Sie verrät Ihnen, wie viele Empfänger:innen auf mindestens einen der Links bzw. der Call-to-Action-Buttons geklickt haben, die Sie in Ihren Newsletter eingebaut haben. Hat ein Link gar keine Klicks erhalten, können Sie daraus z. B. fehlendes Interesse Ihrer Abonnent:innen am verlinkten Thema ableiten.
• Conversion-Rate: Sie gibt den prozentualen Anteil der Empfänger:innen an, die die gewünschte Reaktion (z. B. Registrierung, Kauf, Download usw.) gezeigt haben – gemessen an der Gesamtzahl der Empfänger:innen, die im Newsletter geklickt haben. Newsletter-Conversions können Sie z. B. mit Google Analytics 4 tracken.
• Abmelderate: Time to say Goodbye – Die Abmelderate gibt an, wie hoch der Anteil an Newsletter-Abmeldungen an der Gesamtzahl der zugestellten Mailings ist. Auch aus Abmeldungen können Sie wichtige Optimierungsschritte ableiten, um die Newsletter-Abmelderate zu senken.

Gar nicht so schwer, oder? Nun wissen Sie, wie Sie Ihre eigene effektive Newsletter-Strategie entwickeln können, was Sie dabei berücksichtigen müssen und wie Sie das Beste aus Ihrem Newsletterversand herausholen. Also, worauf warten Sie noch – auf die Newsletter, fertig, los!