Wann ist der ideale Versandzeitpunkt für Newsletter?
Ob Ihr Newsletter von Ihren Abonnent:innen geöffnet und gelesen wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Unter anderem vom Zeitpunkt, an dem er im Posteingang der Empfänger und Empfängerinnen: landet. Geschieht das im falschen Moment, wird der Newsletter oft nicht bewusst wahrgenommen und gerät schnell in Vergessenheit. Eine gut durchdachte Planung des Versandzeitpunkts Ihrer Newsletter-Mailings ist daher das A und O für hohe Öffnungsraten!
1. Warum ist der Newsletter-Versandzeitpunkt so wichtig?
Die ersten Stunden direkt nach dem Versand Ihres Newsletters sind die, auf die es ankommt: Hier entscheidet sich, wie erfolgreich der Newsletter ist, das heißt, wie viele Empfänger:innen Ihren Newsletter öffnen, lesen und auf den Call-to-Action Button klicken.
Später rutscht der Newsletter bei den Abonnent:innen, die ihn noch nicht geöffnet haben, durch neue eintreffende Mails immer weiter nach unten in der E-Mail-Übersicht. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Newsletter dann noch die Aufmerksamkeit dieser Empfänger:innen weckt, sinkt immer mehr, je mehr Zeit nach dem Versand verstrichen ist.
Wie überall bestätigen auch hier Ausnahmen die Regel: Je nach Versandzeitpunkt kann es durchaus vorkommen, dass einige Empfänger:innen den Newsletter trotzdem noch am nächsten Tag öffnen (weil sie vielleicht am Versandtag nicht im Büro waren) oder sogar erst in der darauffolgenden Woche (weil z. B. während der Schulferien der Kinder keine Zeit für E-Mails war). Abgesehen von diesen einzelnen Ausnahmefällen lässt sich sonst aber eindeutig feststellen, dass ein Großteil der Empfängeraktivität in den ersten Stunden nach dem Versand stattfindet.
Deshalb ist es wichtig, für Ihren Newsletterversand einen Moment zu wählen, in dem sich Ihre Empfänger:innen kurz die nötige Zeit nehmen können, um der E-Mail ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken. Nur dann ist es möglich, dass Sinn und Zweck des Newsletters erfüllt werden, nämlich dass Ihre Kontakte nach der Öffnung mit dem Newsletter interagieren und durch einen Linkklick auf Ihre Website oder in Ihren Onlineshop weitergeleitet werden.
2. Wann ist der beste Moment für den Newsletterversand?
Ein Newsletter sollte also immer zu einem Zeitpunkt versendet werden, in dem Ihre Empfänger:innen nicht in Eile oder im Stress sind, damit sie sich direkt mit den Newsletter-Inhalten auseinandersetzen können. Um herauszufinden, wann die beste Zeit für Ihren Newsletter ist, ist es wichtig, im ersten Schritt Ihre Empfänger und Empfängerinnen besser kennenzulernen und mehr über Ihre Alltagsgewohnheiten zu erfahren.
Wann die beste Uhrzeit und der perfekte Wochentag für den Versand Ihres Newsletters ist, hängt nämlich stark von der jeweiligen Zielgruppe ab und wie deren Alltag durch Beruf, Familie, Wohnsituation, Kaufkraft usw. beeinflusst wird. Deshalb lassen sich auch kein optimaler Wochentag oder eine konkrete Uhrzeit für den Versand nennen, die so für Ihre gesamte Empfängerliste gilt.
Wir haben daher einige Tipps gesammelt, die Ihnen bei der Ermittlung des besten Versandzeitpunkts für Ihren konkreten Fall und Newsletter helfen. Als Versender sollten Sie sich zu folgenden fünf Fragen Gedanken machen:
1. An welche Zielgruppe versenden Sie Ihren Newsletter?
Je mehr Sie über Ihre Leser und Leserinnen in Erfahrung bringen können, desto besser. Indem Sie verschiedene Merkmale wie z. B. Alter, Geschlecht, Beruf, Position, Wohnort oder Kaufverhalten in Kombination betrachten, finden Sie heraus, wann Ihre Empfänger:innen am besten erreichbar sind.
Nicht für alle Ihre Kontakte wird sich dabei der gleiche Wochentag und die gleiche Uhrzeit als idealer Versandzeitpunkt für Ihren Newsletter herausstellen. Teilen Sie diese daher am besten je nach Erreichbarkeit in verschiedene Zielgruppen ein. Anschließend können Sie den Newsletter zu unterschiedlichen Zeitpunkten segmentiert an Ihre Zielgruppen versenden.
Die Empfängersegmentierung eignet sich auch wunderbar, wenn Sie Kontakte aus unterschiedlichen Zeitzonen anschreiben möchten. Dadurch lässt sich vermeiden, dass Sie Ihren Newsletter nach europäischer Zeit um 10 Uhr versenden, dieser bei Abonnent:innen aus den USA aber mitten in der Nacht im E-Mail-Postfach eintrifft.
Versandzeiten für B2B bzw. B2C-Kontakte
Je nachdem, ob Sie mit Ihrem Newsletter Privatpersonen (B2C-Online-Marketing) oder Business-Kontakte (B2B-Online-Marketing) ansprechen möchten, sollten Sie unterschiedliche Versandzeiten wählen.
B2B-Newsletter
Wie Sie sich sicherlich schon gedacht haben, eignet sich im B2B-E-Mail-Marketing ein Versand am Wochenende weniger. Aber auch unter der Woche zeigen Statistiken, dass manche Wochentage und bestimmte Uhrzeiten zu weitaus mehr Newsletter-Öffnungen führen als andere und die Newsletter-Inhalte somit mehr geschäftliche Kontakte erreichen:
| Wochentag | Geeigneter Versandtag B2B? | Erklärung |
| Montag | Nein | Oft wird dazu geraten, einen Newsletter an Geschäftskunden am Sonntagabend bzw. Montagmorgen zu verschicken, da viele Mitarbeitende mit dem Lesen Ihrer E-Mails in die neue Woche starten. Unserer Meinung und Erfahrung zufolge befinden sich am Montagfrüh mittlerweile so viele Newsletter im Posteingang, dass man gar keine Zeit hat, allen Beachtung zu schenken. Und auch wenn einige davon geöffnet werden, widmet man sich am Montag lieber den anstehenden Projekten und Besprechungen, statt sich durch sämtliche Newsletter zu klicken. |
| Dienstag bis Donnerstag | Ja | Dienstag bis Donnerstag sind in der Regel die erfolgreichsten Versandtage für B2B-Newsletter. Vor allem vormittags zwischen 10 und 11 Uhr sowie nachmittags zwischen 14 und 15 Uhr eignen sich Newsletter hervorragend als Kaffeepausen-Lektüre. Da das erfahrene Newsletter-Versender aber leider auch schon herausgefunden haben und ihre Mailings häufig um Punkt 10 Uhr bzw. Punkt 15 Uhr verschicken, kann es sich für Sie lohnen, gegen den Strom zu schwimmen und den eigenen Newsletter versetzt zu versenden. Zum Beispiel vor der Mittagspause zwischen 11 und 12 Uhr, wenn kaum andere E-Mails im Posteingang landen oder erst um 15.22 Uhr. Je nachdem, welche Informationen Ihnen zu Ihrer Zielgruppe vorliegen, können Sie auch andere Versandzeiten auf Ihren Erfolg testen. Wissen Sie, dass ein Großteil Ihrer Empfänger:innen morgens mit dem Zug oder der Straßenbahn zur Arbeit pendelt? Dann bietet sich hier ein früher Versand ab 7 Uhr genauso an. Wenn Sie aus den verschiedenen Jobpositionen Ihrer Abonnent:innen ablesen, dass es sich vermehrt um Mitarbeitende im Außendienst handelt, sollten Sie auch das berücksichtigen und Ihren Newsletter zu einer Zeit versenden, zu der diese wahrscheinlich Zeit haben, einen Blick in ihre E-Mails zu werfen – morgens beim Eintreffen im Büro, in der Mittagspause oder gegen Ende des Arbeitstages. |
| Freitag | Jein | In einigen Firmen wird freitags nur bis Mittag gearbeitet, weshalb der Newsletter spätestens am Freitagmorgen bis 10 Uhr versendet werden sollte. Die Projekte der Woche sind wahrscheinlich größtenteils abgeschlossen und das Wochenende steht vor der Tür: Anstatt noch für eine Stunde mit einem völlig neuen Projekt zu beginnen, informieren sich viele Empfänger:innen vielleicht lieber über relevante Themen aus Ihrem Newsletter. |
B2C-Newsletter
Wenn Sie Ihren Newsletter nicht an geschäftliche Kontakte versenden, sondern an Privatpersonen, sollten Sie diese natürlich nicht während der Bürozeiten anschreiben. Genauso wenig eignen sich Zeiten, zu denen Ihre B2C-Empfänger:innen mit hoher Wahrscheinlichkeit mit anderen Sachen beschäftigt sind. Zum Beispiel früh am Morgen, wenn die Eltern unter Ihren Empfänger:innen mit ihren Kindern ausdiskutieren, warum es nicht möglich ist, die Lieblingssocken mit Olaf, dem Schneemann aus „Frozen”, fünf Tage hintereinander anzuziehen.
Richtet sich Ihr Newsletter an Privatpersonen, hängt es stark von der jeweiligen Berufstätigkeit und der Familiensituation ab, wann Ihre Empfänger:innen am besten erreichbar sind und sich auf ihren Newsletter einlassen können.
Bei berufstätigen Abonnent:innen eignet sich natürlich vor allem das Wochenende gut als Versandzeitpunkt für einen Newsletter. Ihre Empfänger:innen sind entspannt und können sich voll und ganz auf Ihren Newsletter konzentrieren. Außerdem wird das Wochenende häufig genutzt, um nötige Einkäufe zu erledigen oder sich nach einer anstrengenden Arbeitswoche etwas zu gönnen. Kein Wunder, dass vor allem Newsletter von Onlineshops am Wochenende besonders hohe Öffnungsraten und Klicks verzeichnen.
Gerade in den Sommermonaten, wenn das Wetter am Wochenende schön ist und Ausflüge unternommen werden, sollten Sie dagegen als B2C-Versender in Betracht ziehen, Ihr Mailing lieber unter der Woche nach Feierabend zu versenden, wenn die Kinder im Bett sind und Ihre Abonnent:innen sich nach dem Arbeitstag entspannt zurücklehnen, um durch ihre Mails zu klicken.
Je besser Sie die alltäglichen Gewohnheiten Ihrer Leser:innen und deren „Leerlauf”-Zeiten einschätzen können, desto leichter wird es Ihnen fallen, den besten Versandzeitpunkt für Ihren Newsletter zu finden. Auch wenn die Versandplanung so etwas mehr Zeit kostet: Für Ihre Mühe werden Sie mit hohen Öffnungsraten belohnt!
2. Welche Interessen und Gewohnheiten haben Ihre Empfänger:innen?
Auch die individuellen Interessen Ihrer Abonnent:innen sollten bei der Entscheidung über den bestmöglichen Zeitpunkt zum Versand Ihres Newsletters berücksichtigt werden.
Je nach Unternehmen und Branche haben Sie Ihren Empfänger:innen in Ihrem Newsletter-Tool vielleicht schon bestimmte Stichworte zugeordnet, die deren Interessen oder Kaufverhalten beschreiben. Diese können Sie beim Versand Ihres Newsletters gut dazu nutzen, um den Newsletter den unterschiedlichen Profilen und Gewohnheiten zuzuordnen und entsprechend zu verschiedenen Zeitpunkten zu versenden.
Anhand der Uhrzeiten, zu der bestimmte Empfänger:innen Ihre Produkte im Online-Shop kaufen, schließen Sie, dass diese wahre Nachteulen sind? Dann sollten Sie unbedingt testen, wie Ihr Newsletter zu später Stunde bei dieser nachtaktiven Empfängergruppe ankommt.
Wenn Sie eine Buchhandlung betreiben, können Sie Ihre Abonnent:innen nach deren Lieblingsgenre gruppieren, zum Beispiel nach Fans von Kriminalromanen, Sachbüchern, Literatur aus dem Ausland, Kochbüchern usw. Anschließend können Sie unterschiedliche Newsletter zu verschiedenen Zeitpunkten versenden. Die Grillsaison startet nächste Woche mit den ersten Temperaturen über 20°C? Versenden Sie bis spätestens Montag vor dem Wochenende doch einen Newsletter an alle Rezeptbuch-Käufer mit einer Übersicht über Bücher mit originellen Grillrezepten. So bleibt noch genug Zeit, dass diese sich eines der Bücher kaufen, ein Rezept auswählen und die nötigen Einkäufe rechtzeitig erledigen können.
Oder wissen Sie als Vereinsvorstand, dass sich Ihre Vereinsmitglieder jeden Monat zum Stammtisch treffen? Dann sorgt ein Newsletter am Tag vor dem Stammtisch für neuen Gesprächsstoff beim Treffen, aus dem dann konstruktives Feedback für die zukünftige Planung Ihrer Vereinsaktivitäten hervorgehen kann.
🧐 Schon gewusst?
Newsletter, die an verregneten Tagen versendet werden, sind oft viel erfolgreicher als die, die bei schönem Wetter im E-Mail-Postfach der Empfänger:innen landen. Es lohnt sich also, vor dem Versand einen Blick auf die Wettervorhersage zu werfen. 🌦️
3. Wann verzeichnet Ihre Website üblicherweise die meiste Aktivität?
Um die beste Zeit zum Versenden Ihres Newsletters herauszufinden, sollten Sie außerdem einen Blick auf die User-Aktivität auf Ihrer Website bzw. in Ihrem Onlineshop werfen.
Dazu können Sie ein Tracking-Tool wie z. B. Google Analytics nutzen: In der neuesten Version des Tracking-Tools (Google Analytics 4) können Sie sich links in der Sidebar unter „Berichte“ unter den Reitern „Lebenszykklus” und anschließend „Engagement“ einen detaillierten Bericht unter „Zusammenfassung des Engagements“ anzeigen lassen.
Mit einem Klick auf das Statistiken-Icon öffnet sich rechts eine Sidebar, in der Sie sich einen detaillierten Überblick über die Aktivitäten Ihrer Website-Besucher:innen verschaffen können.
In Ihrem Engagement Dashboard bei Google Analytics 4 können Sie sich einen Überblick über Ihre Engagement Statistiken verschaffen.
Die Ergebnisse, die dieser Bericht für einen gewählten längeren Zeitraum bietet, geben Aufschluss darüber, an welchem Wochentag Ihre Zielgruppe am besten erreichbar ist. Daran können Sie sich auch für den Versand Ihres Newsletters orientieren. Verzeichnet Ihre Website am Mittwoch im Schnitt und über einige Monate hinweg die meisten Besucher:innen, raten wir dazu, diesen Wochentag zu wählen, um Ihren Newsletter zu versenden.
Natürlich ist es auch hier wichtig, verschiedene Spitzenzeiten der Websiteaktivität selbst zu ermitteln und diese als unterschiedliche Versandzeitpunkte für Ihren Newsletter zu testen. Indem Sie einen Teil Ihrer Empfänger:innen vormittags und den anderen Teil am gleichen Tag nachmittags anschreiben, können Sie zum Beispiel herausbekommen, zu welcher Tageszeit Ihre Abonnent:innen aktiver sind und Ihren Newsletter öffnen.
💡 Gut zu wissen
In der Vorgänger Version können Sie links in der Sidebar unter „Anpassung” einen neuen benutzerdefinierten Bericht für den Website-Traffic nach Wochentag und Uhrzeit anlegen.
4. Welches Ziel verfolgt Ihr Newsletter?
Neben der Analyse Ihrer Zielgruppe sollten Sie sich auch das Ziel Ihres Newsletters vor Augen halten, um den idealen Versandzeitpunkt festzulegen.
Sie werben in Ihrem Newsletter zum Beispiel für ein Produkt, das einen relativ hohen Kaufpreis hat? Anstatt diesen am Ende des Monats zu versenden, bietet sich eher ein Versand zu Monatsbeginn an. Dann haben Ihre Empfänger:innen nämlich ihr Gehalt für den letzten Monat erhalten und sind wieder in Shopping-Laune!
Möchten Sie Ihre Abonnent:innen in Ihrem Newsletter zu einer Veranstaltung einladen? Dann sollten Sie sich vorher überlegen, wie weit im Voraus Ihre Empfänger:innen wohl abschätzen können, ob Sie an dem Termin Zeit haben und am Event teilnehmen können. Versenden Sie den Newsletter hier zu früh, ist das Risiko hoch, dass Ihre Abonnent:innen erst mal abwarten möchten, ob an dem Termin nichts Wichtiges dazwischen kommt. Ihr Newsletter inklusive Veranstaltung gerät dann schnell in Vergessenheit. Versenden Sie den Newsletter aber zu spät, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Kontakte an dem Termin bereits verplant sind.
Um den richtigen Versandzeitpunkt zu ermitteln, sollten Sie also immer versuchen, nicht nur die Gewohnheiten und den Alltag Ihrer Empfänger:innen zu berücksichtigen, sondern auch die eigene Absicht, die hinter dem Versand des Newsletters steckt.
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5. Wann versenden Ihre wichtigsten Mitbewerber Ihre Newsletter?
Bestimmt haben Sie sich schon längst zum Newsletter Ihrer Mitbewerber angemeldet, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und keine wichtigen Updates zu verpassen. Achten Sie dann unbedingt darauf, zu welchen Zeiten die Konkurrenz ihren Newsletter verschickt.
Versenden Ihre zwei wichtigsten Mitbewerber den Newsletter immer am selben Wochentag? Dann lohnt es sich, aus der Reihe zu tanzen! Indem Sie Ihren eigenen Newsletter versetzt zu denen der Konkurrenz verschicken, stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger:innen Ihrer E-Mail die volle Aufmerksamkeit schenken. Optimal wäre es natürlich, den Newsletter immer vor denen Ihrer Mitbewerber zu versenden. So sind Sie derjenige, der die wichtigen Neuigkeiten zuerst überbringt, sollten sich einige Ihrer Inhalte mit denen der Mitbewerber überschneiden.
Fazit
Es lohnt sich auf jeden Fall, sich die Zeit zu nehmen, um diese fünf Fragen vor dem Newsletterversand zu beantworten. Mit jeder Antwort kommen Sie dem perfekten Versandzeitpunkt für Ihren Newsletter einen Schritt näher!
Und auch hier lautet das Geheimrezept: testen, testen und noch einmal testen! Indem Sie über einen langen Zeitraum hinweg verschiedene Versandzeiten ausprobieren und anschließend einen Blick auf die Newsletter-Statistiken werfen, gelingt es Ihnen, sich immer weiter an die ideale Versandzeit heranzutasten.
Wichtig: Damit Sie die Öffnungs- und Klickraten für verschiedene Versandzeiten miteinander vergleichen können, ist es natürlich wichtig, dass Sie den Newsletter im Testzeitraum immer an die gleiche Empfängerliste versenden.
3. Lässt sich der Versand eines Newsletters für später planen?
Wahrscheinlich haben Sie gerade schon überlegt, wann denn der beste Versandzeitpunkt für Ihren Newsletter wäre. Am Samstag? Na super. Bedeutet das jetzt, dass Sie jedes Wochenende am Schreibtisch sitzen müssen, um Samstagfrüh um 9 Uhr den Newsletter zu verschicken?
Natürlich nicht! Genau für diesen Zweck gibt es für den rapidmail Newsletter-Editor eine praktische Planungsfunktion. Nachdem Sie Ihren Newsletter fertiggestellt haben, können Sie angeben, an welchem Tag und um wie viel Uhr dieser versendet werden soll. Das passiert dann ganz automatisch, ohne dass Sie sich dafür in Ihr Konto einloggen müssen!
