Mit Umfrage-Newslettern wichtiges Feedback einholen: So geht’s!

Indem Sie von Kunden und Interessenten Feedback per E-Mail einholen, lernen Sie Ihre Zielgruppe besser kennen: Sie können nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kunden messen, sondern auch deren Bedürfnisse, Interessen sowie Verhalten leichter einschätzen. Umfrage-Newsletter helfen Ihnen so dabei, Ihre Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und sie immer besser auf Kundenbedürfnisse abzustimmen. Das Ergebnis: Sie verkaufen mehr! Unsere Tipps, wie Sie eine Newsletter-Umfrage am besten erstellen und versenden, unterstützen Sie dabei! Los geht’s!

1. Wann und für wen lohnt es sich, per E-Mail Feedback einzuholen?

Gleich vorneweg: Es lohnt sich für jeden, egal ob Unternehmen, Vereine oder Agenturen, regelmäßig bei Kunden bzw. Mitgliedern nachzuhören, wie zufrieden diese mit den eigenen Produkten, dem Service bzw. den Angeboten sind. Der große Vorteil von Feedback-Mails ist einerseits, dass Sie Ihrer Zielgruppe das Gefühl geben, dass ihre Meinung zählt und sie Ihre Angebote aktiv mitgestalten können. Andererseits können Sie als Firma aus den Umfrageergebnissen wertvolle Rückschlüsse, z. B. auf die Nutzung Ihres Produktes, ziehen und daraus die nächsten Optimierungsschritte ableiten – wie beispielsweise neue Produktfunktionen.

Auch ein interner Mitarbeiter-Newsletter in Form einer Umfrage-Mail bietet sich an, um sich z. B. ein Bild von der allgemeinen Stimmung im Unternehmen zu machen oder Ideen und einen Termin für das nächste Teambuilding-Event zu finden.

Als Newsletter-Versender können Sie sich für Ihren Umfrage-Newsletter verschiedene Ziele setzen und dafür relevante Fragen definieren, wie z. B.:

• Allgemeine Kundenbefragung: Wie und wann nutzen Kunden unser Produkt? Sind unsere Kunden mit unseren Dienstleistungen zufrieden? Welche Funktionen vermissen Kunden bei unserem Produkt? Wie können wir uns weiterentwickeln?
• Relevanz eines neuen Produktfeatures bzw. einer neuen Geschäftsidee prüfen: Was halten Kunden von unserer Idee, das Produkt um die Funktion xy zu erweitern – besteht ein Bedarf? Was halten unsere Cafébesucher von der Idee, dass wir eine „Café-Office”-Ecke einrichten wollen? Würden Sie diese nutzen?
• Neue Werbekanäle ausfindig machen: Wie sind unsere Kunden auf unser Produkt gekommen? Woher bzw. von wem haben sie davon erfahren? Welche sozialen Medien nutzen unsere Kunden am häufigsten?
• Zufriedenheit mit dem Support-Team abfragen: In welchen Fällen haben unsere Kunden bereits die Hilfe unseres Kundensupports in Anspruch genommen? Wie zufrieden waren sie mit der geleisteten Hilfe? Was können wir dabei besser machen?
• Mitarbeiterbefragung: Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit ihrer Tätigkeit für unser Unternehmen? Wo sehen sie Verbesserungspotential? Was halten Mitarbeiter von der neuen Homeoffice-Regelung? Besteht der Bedarf an einer eigenen Kantine?
• Planung von Vereinsveranstaltungen: An welchem Datum sind die meisten Mitglieder verfügbar? Wer kann in welcher Form zur Planung beitragen? Unter welchem Motto soll das Vereinsfest stattfinden?
• Feedback zum Unternehmens-Newsletter: Würden unsere Abonnenten gerne regelmäßiger Newsletter von uns erhalten? Zu welchen Themen würden sie sich mehr Infos wünschen? Welche Newsletter-Inhalte haben ihnen bisher besonders gut gefallen?

2. Wie kann ich eine E-Mail Umfrage erstellen?

Um einen Umfrage-Newsletter versenden zu können, müssen Sie die Umfrage in einem ersten Schritt natürlich erst erstellen. Aus technischen Gründen ist es leider derzeit nicht möglich, die Umfrage direkt in den Newsletter zu integrieren und dort abzurufen. Es stehen Ihnen aber online zahlreiche Umfrage-Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Befragung erstellen und über einen Link in Ihr Mailing einbauen können.

Je nachdem, wie umfangreich und ausgereift Ihre E-Mail-Umfrage werden soll, stehen Ihnen sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Umfrage-Tools mit mehr oder weniger Funktionen und Gestaltungsoptionen zur Verfügung. Schätzen Sie vorher ab, wie viele Fragen Sie ungefähr in die Umfrage einbauen möchten, welche Fragetypen Sie benötigen und wie viele Personen an der Umfrage teilnehmen sollen. Wählen Sie danach das Umfrage-Tool aus, das am besten Ihren Bedürfnissen entspricht.

Die geläufigsten online Umfrage-Tools sind:

• SurveyMonkey: bis zu 40 Antworten pro Umfrage kostenlos
• Google Formulare bzw. Google Forms: kostenlose Basisversion – geeignet für kleinere und anonyme Umfragen
• LimeSurvey: bis zu 25 Antworten pro Monat kostenlos
• Typeform: 3 Umfragen mit max. 10 Fragen und mit bis zu 100 Antworten kostenlos

Sobald Sie Ihre Umfrage fertiggestellt haben, wird Ihnen vom jeweiligen Umfrage-Tool ein Link zum Teilen zur Verfügung gestellt. Diesen können Sie kopieren, um ihn im Anschluss in Ihren Umfrage-Newsletter einzufügen.

3. Wie kann ich eine Umfrage per E-Mail versenden?

Yippie, Ihre E-Mail-Umfrage inklusive Link zum Teilen haben Sie schon erstellt! Bevor Sie jetzt die Umfrage-E-Mail mit Ihrem Newsletter-Tool erstellen und versenden, um das Feedback Ihrer Newsletter-Abonnenten bzw. Kunden per Newsletter einzuholen, sollten Sie erst folgende To-do-Liste Schritt für Schritt durchgehen:

Zielgruppe festlegen

Den Newsletter-Text sollten Sie so gut wie es geht auf Ihre Kunden, Interessenten oder Mitarbeiter abstimmen. So können Sie sie besser zur Teilnahme an Ihrer Umfrage motivieren. Deshalb sollten Sie sich vorher gut überlegen, wer alles an Ihrer Befragung teilnehmen soll.

Beantworten Sie sich im Vorfeld daher folgende Fragen, um Ihre Umfragen-Zielgruppe zu definieren:

• Welche Kontakte innerhalb Ihres Newsletter-Verteilers können Ihre Fragen überhaupt beantworten?: z. B. alle Abonnenten, die an Ihrem letzten Webinar teilgenommen haben oder alle Mitarbeiter, die mindestens zwei Jahre für Ihr Unternehmen arbeiten
• Die Antworten welcher Interessenten- bzw. Käufergruppen sind bei der Befragung relevant?: z. B.  alle Neukunden, die im letzten Monat Ihr Produkt xy gekauft haben.
• Möchten Sie eine bestimmte Altersgruppe befragen?: z. B. alle Kunden im Alter von 50 bis 60 Jahren

Haben Sie eine genaue Vorstellung davon, wen Sie mit Ihrer E-Mail-Umfrage erreichen möchten, können Sie Ihre Empfängerliste dementsprechend für den Versand der Newsletter-Feedback-Survey vorbereiten. Je nachdem, welches Tool Sie nutzen und wie Sie Ihre Abonnenten in Ihrer Newsletter-Software organisiert haben, haben Sie dabei z. B. folgende Optionen:

• Neue Empfängerliste anlegen: Legen Sie für den Umfrage-Versand eine komplett neue Empfängerliste in Ihrem Newsletter-Tool an, mit allen Kontakten, die an der Umfrage teilnehmen sollen. 
• Bestimmte Stichwort-Gruppen auswählen bzw. anlegen: Haben Sie Ihren Kunden bzw. Newsletter-Kontakten in Ihrer Mailing-Software z. B. je nach Käufergruppe oder Interessen spezifische Stichworte (auch: „Tags” genannt) zugewiesen, können Sie beim Versand Ihrer E-Mail-Umfrage bestimmte Stichwort-Gruppen auswählen. Natürlich können Sie auch allen Empfängern, die befragt werden sollen, in Ihrer üblichen Empfängerliste z. B. das Stichwort „umfrage-2021” zuteilen und die Umfrage dann an diese Empfängergruppe senden.
• Empfängerliste in Segmente aufteilen: Abgesehen von verschiedenen Interessen oder Kaufgewohnheiten könnten Sie Ihre Befragung ggf. auch nur unter Kunden durchführen wollen, die in einer bestimmter Stadt wohnen, die Ihren letzten Newsletter geöffnet haben oder ein bestimmtes Alter haben. Anstatt eine eigene, neue Empfängerliste für Ihre Umfrage-Mail anzulegen, können Sie Ihre bestehende Kontaktliste auch in verschiedene Segmente einteilen. Die Umfrage können Sie dann nur an ausgewählte Empfänger-Segmente versenden.

Newsletter-Reihe zur Umfrage planen

Die Umfrage ist erstellt, die Empfängerliste vorbereitet! Jetzt fehlt nur noch die Gestaltung des Newsletters. Oder besser gesagt der Newsletter-Reihe. Denn es lohnt sich in jedem Fall, die geplante Befragung in einem Ihrer vorherigen Newsletter anzukündigen und nach dem Versand der Umfrage die wichtigsten Umfrageergebnisse mit Ihren Abonnenten zu teilen.

Folgender Aufbau Ihrer Newsletter-Reihe sorgt dabei für eine möglichst hohe Rücklaufquote Ihrer Umfrage:

• Ankündigungs-Newsletter: Bereiten Sie Ihre Kunden bzw. Interessenten auf die Befragung vor, indem Sie die geplante Umfrage in einem vorherigen Newsletter ankündigen. Wecken Sie schon hier die Aufmerksamkeit Ihrer Leser und motivieren Sie sie zur Teilnahme, z. B. mithilfe einer Gewinnverlosung unter allen Umfrage-Teilnehmern. Nichts motiviert Ihre Abonnenten mehr, ein paar Fragen zu beantworten, als die Aussicht auf einen schönen Preis! Um Ihre Interessenten auf die Befragung vorzubereiten, müssen Sie nicht zwingend einen separaten Ankündigungs-Newsletter erstellen. Oft reicht es schon aus, in einem vorherigen Newsletter an geeigneter Stelle darauf hinzuweisen, dass Sie demnächst eine Umfrage durchführen – und mit welchem tollen Gewinn Sie die Teilnahme belohnen. 
• Umfrage-Newsletter mit Link zur Befragung: In dem Mailing, in dem Sie den Link zur Online-Befragung teilen, sollte der Fokus voll und ganz auf Ihrer Umfrage liegen. Vermeiden Sie es daher, die Umfrage mit anderen Inhalten zu kombinieren. Sonst besteht das Risiko, dass diese Inhalte Ihrer Umfrage die Show stehlen! Wie Sie den Umfrage-Link in die E-Mail einbauen und wie diese aufgebaut sein sollte – dazu später mehr.
• Erinnerungs-Newsletter („Reminder”): Mit der professionellen Newsletter-Software von rapidmail werden Ihre Mailings nach dem Versand automatisch ausgewertet. In der Newsletter-Statistik können Sie u. a. sehen, welche Abonnenten in Ihrer Umfrage-Mail keinen Link angeklickt haben. An diese Empfänger können Sie mit nur einem Klick ein sogenanntes Follow-up Mailing versenden und Sie erneut um die Teilnahme an Ihrer Umfrage bitten.
• Dankeschön-Newsletter mit Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse: Vor allem die Kunden, Interessenten oder Mitarbeiter, die an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, brennen natürlich darauf zu erfahren, was bei der Umfrage letztendlich herausgekommen ist. Auch wenn Sie vielleicht nicht alle Ergebnisse im Detail teilen können bzw. dürfen: Fassen Sie zumindest einige Erkenntnisse, z. B. die wichtigsten oder überraschendsten, für Ihre Abonnenten in einem abschließenden Newsletter zusammen. Nutzen Sie hier auch die Gelegenheit, um sich bei den Teilnehmern für ihre Mithilfe zu bedanken!

Umfrage in die E-Mail einbetten

Um den Umfrage-Link, den Sie sich vorher nach Fertigstellen Ihrer Befragung kopiert haben, in Ihren Newsletter einzubauen, gibt es weitaus hübschere Möglichkeiten, als den Link einfach als Textlink in den Newsletter-Text zu kopieren.

Die effektivste Methode, mit der Sie möglichst viele Abonnenten zur Teilnahme an der Befragung animieren können, ist, den zentralen Call-to-Action Button im Newsletter mit Ihrer Online-Umfrage zu verlinken. Mit rapidmail als Newsletter-Software können Sie dazu z. B. einfach ein Button-Element per Drag-and-Drop in Ihr Mailing ziehen und den Umfrage-Link hinterlegen. Ihre Empfänger gelangen dann über Klick auf den CTA direkt zu Ihrer Umfrage!

Sie können die Umfrage außerdem zusätzlich in Ihren Newsletter einbetten, indem Sie z. B. einen Screenshot der ersten Frage als Bild einfügen, und dieses mit einem Link zur vollständigen Umfrage versehen.

Neben der Verlinkung über den CTA-Button bzw. über ein Bild ist auch ein eingebundener QR-Code ein Eyecatcher beim Öffnen der E-Mail! Beim Einscannen des QR-Codes mit dem Smartphone leitet dieser die Leser zur Online-Umfrage. QR-Codes haben immer einen gewissen Spaßfaktor, der Ihre Interessenten und Kunden zusätzlich motivieren kann, den Code mit ihrem Smartphone einzuscannen und so zur Umfrage zu gelangen.

4. Wie ist ein Umfrage-Newsletter aufgebaut?

Bei einer Befragung ist ein durchdachter Newsletter-Aufbau umso wichtiger, da Ihnen nur wenige Sekunden Zeit bleiben, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser nach dem Öffnen der Umfrage-E-Mail zu gewinnen und Ihr Anliegen erfolgreich zu vermitteln.

Ihr Umfrage-Newsletter sollte idealerweise folgende Elemente enthalten:

• Eine Betreffzeile, aus der die Intention Ihres Newsletter hervorgeht: Teilen Sie Ihren Abonnenten bereits durch einen knackig formulierten, personalisierten Betreff und Preheader mit, dass Sie ihnen gerne ein paar Fragen stellen möchten. Zum Beispiel eignen sich Betreffe wie „Was fehlt Ihnen, Max?”, „Wie findest du unseren Newsletter, Eva?” oder „Paul, bewerte deinen Einkauf!”.
• Ein modernes Design: Eine weiße E-Mail, die nur aus Text und einem Link zur Umfrage besteht, liest keiner gerne. Verleihen Sie Ihrem Mailing daher einen modernen, farbigen Anstrich – ohne das Mailing zu sehr zu überladen. Mit unseren Newsletter-Design Tipps kriegen Sie das locker hin!
• Ein ansprechendes Headerbild: Um das Interesse Ihrer Kunden zu wecken, eignet sich nichts besser als ein attraktives Headerbild, das beim Öffnen der E-Mail sofort ins Auge fällt. Für Ihren Umfrage-Newsletter bietet es sich an, ein Bild bzw. Motiv zu wählen, das in irgendeiner Form schon auf das Thema – die Umfrage – hinweist.
• Eine persönliche Begrüßung: Mit einer personalisierten E-Mail-Ansprache verstärken Sie das Gefühl eines Interessenten, dass genau sein bzw. ihr Feedback besonders wichtig für Ihr Unternehmen ist. 
• Eine überzeugende Einleitung: In Ihrem Umfrage-Newsletter sollten Sie den Text so kurz wie möglich halten, um den Call-to-Action Button, der zur Umfrage leitet, in den Fokus zu rücken. Nutzen Sie daher Ihre Chance, Ihre Empfänger in einer kurzen Einleitung dazu zu animieren, an der Umfrage teilzunehmen. Beschreiben Sie, warum Sie eine Umfrage durchführen und wie Ihnen das Feedback dabei hilft, Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte weiterzuentwickeln. Nennen Sie auch die ungefähre Umfrage-Dauer, um Ihren Lesern zu versichern, dass die Befragung nur wenige Minuten ihrer wertvollen Zeit in Anspruch nimmt.
• Einen unwiderstehlichen Anreiz: Mit einem sogenannten Incentive wie einem Gewinnspiel, Gutschein oder einer Verlosung können Sie Ihre Interessenten zusätzlich motivieren, Ihre Fragen zu beantworten!
• Ein clever platzierter Call-to-Action Button: Der Button, der Ihre Empfänger zur Online-Umfrage leitet, sollte sich farblich von dem Rest der E-Mail abheben. Auch eine Platzierung „above the fold” (also im oberen Bereich der E-Mail) ist wichtig, um den Blick der Leser und ihren Maus direkt beim Öffnen der Mail in Richtung Button zu leiten. Als Beschriftung eignet sich z. B. „Jetzt teilnehmen” oder „Am Gewinnspiel teilnehmen”.