Möchten Sie einen Newsletter oder eine E-Mail mit Anhang versenden? Nicht nur für Preislisten, Infobroschüren oder Speisekarten ist das eine einfache Möglichkeit, alle wichtigen Infos in der E-Mail mit Ihren Empfängern zu teilen, ohne das Mailing selbst mit Text zu überladen. Wenn Sie eine E-Mail oder einen Newsletter mit Anhang verschicken, sollten Sie allerdings ein paar Details beachten, damit Ihr Mailing trotzdem sicher bei Ihren Empfängern ankommt.
1. Welche Vorteile hat der E-Mail-Versand mit Anhang?
Je länger Ihr Newsletter ist und je mehr Text er enthält, desto abschreckender wirkt er auf die Empfänger beim Öffnen der E-Mail. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie den langen Text vollständig lesen und alle wichtigen Infos erhalten, ist dann nur noch sehr gering.
Setzen Sie stattdessen auf kurze und knackige Newsletter mit modernem E-Mail-Design und mitreißenden Texten. Weiterführende Infos oder zusätzliche Angaben können Sie wunderbar auf Ihrer Website bereitstellen oder diese einfach als E-Mail-Anhang direkt mitversenden. Im Vergleich zu einer Verlinkung auf die Website hat das den Vorteil, dass Ihre Leser den Anhang z. B. auf ihrem Smartphone direkt aus der E-Mail heraus downloaden und abspeichern können. Angenommen, Sie betreiben eine Online-Plattform, auf der Sie regelmäßig neue Wanderrouten der Region mit Ihren Mitgliedern teilen, ist ein Newsletterversand mit einer Wanderroute als Anhang z. B. sinnvoll. Ihre Leser können das Dokument direkt am Smartphone über einen Klick downloaden und abspeichern. So lässt sich die Route beim Wandern auch dann aufrufen, wenn in den Bergen keine Internetverbindung mehr besteht. Ihre Serienmail mit Anhang bringt Ihre Leser in diesem Fall sicher nach Hause!
Einen Newsletter mit Anhang zu versenden hat im Gegensatz zum Bereitstellen der Infos auf Ihrer Website außerdem den Vorteil, dass es den exklusiven Wert Ihrer Newsletter-Inhalte steigert. Das Dokument, z. B. ein E-Book oder Whitepaper, ist ausschließlich Ihren Abonnenten vorbehalten und lässt sich nicht von jedem Website-Besucher online abrufen. Exklusive Inhalte sind ein idealer Anreiz, mit dem Sie viele neue Newsletter-Abonnenten gewinnen können!
2. Beispiele für mögliche E-Mail-Anhänge
Wenn Sie Ihre E-Mail schreiben, sind je nach Branche und Absicht des Newsletters natürlich unterschiedliche Mailinganhänge sinnvoll, wie zum Beispiel:
- Für Vereine: Der Jahresrückblick oder der Veranstaltungskalender für das neue Jahr für alle Mitglieder – ideal zum Ausdrucken und Aufhängen!
- Für (Online-)Zeitungen bzw. Magazine: Die neuen Mediadaten für Geschäftspartner, mit allen Anzeigenmodellen und -preisen für das nächste Semester
- Für interne Newsletter: z. B. Produktpräsentationen oder Projektpläne (der Trend zur Arbeit im Homeoffice seit dem Corona-Shutdown macht interne Newsletter für eine transparente Mitarbeiterkommunikation immer wichtiger!)
- Für die Tourismusbranche: Preislisten – Aufenthalt im Winter oder Sommer, mit oder ohne Frühstück, reduzierte Preise für Kinder, …: Eine übersichtliche Preisliste hilft Ihren Interessenten bei der Urlaubsplanung!
- Für die Gastronomiebranche: Die aktuelle Wochen- bzw. Tageskarte oder allgemein die Speisekarte für neue Newsletter-Abonnenten
3. Was gibt es beim Versand von Newslettern mit Anhang zu beachten?
Ihre E-Mails mit Anhang zu versenden, kann in bestimmten Fällen jedoch auch Nachteile haben. Bei der Entscheidung, ob Sie Ihren Newsletter mit Anhang versenden oder die Informationen doch besser anderweitig (z. B. auf der Website) zur Verfügung stellen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
E-Mail-Anhang Größe
Anhänge erhöhen automatisch die Dateigröße Ihres Mailings. Das kann dazu führen, dass der Versand deutlich länger dauert oder die E-Mail aufgrund einer Größenbeschränkung des Empfängerpostfachs überhaupt nicht zugestellt werden kann. Íst der E-Mail-Anhang zu groß, benötigt die E-Mail beim Empfänger außerdem eine längere Ladezeit, um alle Inhalte anzuzeigen. Das tritt zum Beispiel auf, wenn zu viele Bilder als Anhang per Mail verschickt werden.
Versuchen Sie deshalb immer, die Dateigröße Ihrer Anhänge so gering wie möglich zu halten. Online finden Sie zahlreiche Tools, mit denen Sie z. B. Bilder oder PDFs kostenlos verkleinern können, bevor Sie sie als Anhang in Ihrer E-Mail hochladen. Für eine optimale Newsletter-Zustellbarkeit sollten Sie wenn möglich eine maximale E-Mail-Größe von 300 KB einhalten. Auch das Komprimieren Ihrer Dokumente zu einer ZIP-Datei bietet sich an, um die Größe des E-Mail-Anhangs zu reduzieren.
Dateiformat des Anhangs
Achten Sie beim Versand von Mailinganhängen zudem darauf, dass Sie das Dokument in einem gängigen Dateiformat speichern und an Ihre E-Mail anhängen. Nur wenn Ihre Empfänger den E-Mail-Anhang öffnen können, erhalten Sie die nötigen Infos! Wir raten prinzipiell dazu, E-Mail- und Newsletter-Anhänge ausschließlich als PDF oder in gängigen Bildformaten wie JPG oder PNG zu versenden um sicherzustellen, dass Ihr Dokument auch wirklich alle Empfänger erreicht. Von Microsoft Office Dateiformaten wie XLS oder DOC raten wir hingegen ab, da hier das Risiko höher ist, dass die Spamfilter der E-Mail-Programme Gefahr wittern.
Gefahr einer Spameinstufung
Spam-E-Mails enthalten häufig Anhänge, um schädliche Inhalte wie Viren beim Download zu verbreiten. Deshalb werden E-Mails mit Anhängen von den E-Mail-Programmen mit einer höheren Spam-Wahrscheinlichkeit eingestuft. Je nach Kriterien der Spamfilter kann es also passieren, dass Ihr Mailing einige Empfänger nicht erreicht.
Aber nicht nur der Spamfilter ist skeptisch bei Anhängen. Auch Empfänger öffnen Anhänge in der Regel nur, wenn sie den E-Mail-Absender kennen und für vertrauenswürdig halten. Versenden Sie daher auf keinen Fall eine leere E-Mail mit Anhang, sondern erklären Sie im Newsletter oder in der Mail, welche Infos Ihr Anhang enthält. Bevor Sie Ihren ersten Newsletter mit Anhang versenden, ist es auch ratsam, zuvor erst einige Mailings ohne Anhang zu verschicken, um das nötige Vertrauen Ihrer Empfänger zu erlangen.
Fehlende Auswertungsmöglichkeiten
In Ihrer Newsletter-Statistik kann nicht ausgewertet werden, wie viele Ihrer Leser den Anhang geöffnet bzw. heruntergeladen haben. Es lässt sich also nur nachvollziehen, wie viele Empfänger den Newsletter geöffnet haben, jedoch nicht, wie viele davon die Informationen aus dem Anhang erreicht haben.
4. Alternativen zum E-Mail-Versand mit Anhängen
Um die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter und E-Mails zu optimieren und um genau messen zu können, wie viele Interessenten genau Ihre Informationen erreicht haben, sollten Sie folgende Alternativen zum E-Mail-Anhang in Betracht ziehen:
Informationen in die E-Mail packen
Welche und wie viele Angaben aus Ihrem Newsletter-Anhang sind wirklich relevant für Ihre Leser? Versuchen Sie, die nötigsten Infos kurz und knackig im Newsletter-Text selbst zu präsentieren. Auch eine Aufteilung der Informationen auf mehrere Newsletter ist je nach Inhalt denkbar. Anstatt z. B. Ihre Speisekarte als Anhang mitzusenden, können Sie diese auch einfach in der E-Mail selbst in Form eines simplen Textes ansprechend präsentieren. Testen Sie dafür unsere passende Newsletter-Vorlage!
Informationen online bereitstellen
Alle Inhalte und Dokumente, die zu umfangreich für Ihren Newsletter sind, können Sie alternativ auch auf Ihrer Website zum Download oder online Lesen anbieten. Im Newsletter können Sie Ihre Leser dann einfach über einen verlinkten Call-to-Action-Button auf die entsprechende Seite leiten.
Im Mailing auf eine Dropbox-Datei bzw. OneDrive-Datei verlinken
Verlinken Sie in Ihrem Newsletter auf eine Datei, die Sie in Ihrer Dropbox oder im OneDrive gespeichert haben. Vor allem, wenn Sie Ihr Dokument bzw. die Informationen nicht öffentlich zugänglich auf Ihrer Website bereitstellen möchten, ist eine OneDrive– bzw. Dropbox-Datei eine geeignete Lösung. Lesen Sie in unseren Hilfeartikeln, wie Sie im Newsletter auf eine Dropbox-Datei verlinken bzw. auf eine OneDrive-Datei verlinken können.
5. Fazit: E-Mails mit Anhang versenden – ja oder nein?
Je nachdem, welche Absicht hinter dem Versand Ihres E-Mail-Anhangs steckt (z. B. exklusive Inhalte für Newsletter-Abonnenten anbieten, Dokument schnell und einfach offline verfügbar machen, internes Dokument an Mitarbeiter, …), kann es durchaus sinnvoll sein, Ihren Newsletter mit Anhang zu versenden. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass Sie wichtige Punkte wie Dateiformat und E-Mail-Größe beachten, damit Ihr Mailing im ersten Schritt überhaupt bei den Empfängern ankommt.
Prinzipiell raten wir Ihnen jedoch dazu zu prüfen, ob nicht auch eine der vorgestellten Alternativen zum E-Mail-Anhang für Ihren Mailingversand infrage kommt. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Zustellung Ihrer E-Mail an die Empfänger – und das ist schließlich die Basis dafür, dass Ihre Zielgruppe den Newsletter überhaupt in ihrem E-Mail-Postfach vorfindet.
6. Wie versendet man einen Newsletter mit Anhang mit rapidmail?
Nachdem Sie im ersten Schritt bei der Erstellung eines neuen Mailings mit rapidmail die Möglichkeit haben, einen Preheader – also eine zweite Betreffzeile – für Ihren Newsletter zu definieren oder Ihr Mailing als A/B-Test zu versenden, haben Sie im zweiten Schritt auch die Option, einen Anhang hinzuzufügen.
Sie können Ihrem Newsletter mit der rapidmail E-Mail-Marketing Software bis zu 2 Anhänge hinzufügen. Die Gesamtgröße für die Anhänge ist auf 1 MB pro Mailing beschränkt. Auf diese Weise sichern wir die Zustellqualität Ihres Mailings, damit es nicht durch die Größenbeschränkung des Empfänger-Postfachs oder durch dessen Spamfilter aussortiert wird. Sollten Sie dennoch mehr als zwei Anhänge hinzufügen wollen, kontaktieren Sie gerne unser Support-Team.
