Die 11 peinlichsten Newsletter-Fehler und wie Sie damit umgehen

Vielleicht kennen auch Sie die große Angst vor Fehlern im Newsletter: Das Mailing an 10.000 Empfänger:innen ist versandbereit. Sie klicken auf den „Mailing versenden”-Button – und trauen sich nicht, die Maustaste loszulassen. Haben Sie auch wirklich an alles gedacht? Wurde alles korrekturgelesen und sind eventuelle Fehler korrigiert? Keine Panik: Egal ob Einsteiger:in oder E-Mail-Marketing-Profi – jedem passiert mal ein Patzer, wie Sie an unseren 11 Beispielen für unangenehme Fehler im E-Mail-Marketing sehen. Wichtig ist es, Ruhe zu bewahren und gut zu überlegen, wie Sie am besten mit der E-Mail-Panne umgehen.

1. Newsletter-Fehler: Unbeabsichtigte, unpassende Anspielungen

Manchmal findet man einen guten Wortwitz oder eine Anspielung, die passend für den Newsletter scheint. Man meint es nur gut und tritt ausgerechnet dann in ein riesiges Fettnäpfchen. Das kann nicht nur Ihre Leser:innen verletzen, sondern sich auch negativ auf das Image Ihres Unternehmens auswirken.

📝 Beispiel: Ein unachtsamer Wortwitz

Diese Erfahrung musste auch ein bekannter Sportartikelhersteller 2017 machen. Dieser wollte allen Sportler:innen gratulieren, die erfolgreich am Boston Marathon teilgenommen haben. Daher beglückwünschte er die entsprechenden Empfänger:innen per Newsletter mit dem Betreff „Congrats, you survived the Boston Marathon!” (auf Deutsch: „Glückwunsch, du hast den Boston Marathon überlebt!”). Nette Sache – eigentlich. Würde es sich nicht ausgerechnet um den Marathon handeln, bei dem drei Jahre zuvor im Zieleinlauf zwei Sprengsätze explodiert waren und drei Menschen getötet sowie fast 300 verletzt wurden.

Mit diesem Hintergrundwissen wirkt ein Newsletter-Betreff, der drei Jahre später zum „Überleben” des Boston Marathons gratuliert, sehr zynisch. Natürlich steckte keine boshafte Absicht oder schlechter Humor der Sportartikelfirma hinter der Newsletter-Panne. Höchstwahrscheinlich wollte der Versender oder die Versenderin der Betreffzeile mit „Überleben” einfach auf das nötige Durchhaltevermögen anspielen, das so ein Marathon erfordert. Bestimmt brachte die Person den Betreff nicht mit dem Bombenanschlag einige Jahre zuvor in Verbindung.

Aus dem gut gemeinten Newsletter wurde so ein kontroverses Mailing, das über die Social-Media-Kanäle in kurzer Zeit um die ganze Welt ging. Weltweite Aufmerksamkeit ist zwar gut für ein Unternehmen, jedoch nicht, wenn es sich, wie hier, um Negativwerbung handelt. Dass die Wahl des Newsletter-Betreffs den Sportartikelhersteller nicht gerade in ein gutes Licht rückte, zeigte auch die Reaktion der Firma:

In einem öffentlichen Tweet entschuldigte sich das Unternehmen „zutiefst” für die Newsletter-Panne. Es gab zu, dass es sich um eine „unsensible E-Mail-Betreffzeile” handelte, die nicht ausreichend durchdacht wurde.

Auch um zu vermeiden, dass Sie in Ihrem Newsletter unbewusst auf ein Ereignis wie dieses anspielen, ist es ratsam, den Newsletter von mehreren Kolleg:innen vor dem Versand gegenlesen zu lassen. Einer Ihrer Korrekturleser:innen schlägt dann wahrscheinlich noch rechtzeitig vor dem Versand die Brücke zum Ereignis, auf das Sie unbeabsichtigt anspielen – und vermeidet so das Risiko eines enormen Imageschadens für Ihre Firma.

2. Newsletter-Fehler: Fehler in der Personalisierung

Eine personalisierte Ansprache von Empfänger:innen führt zu mehr Newsletter-Conversions als unpersönliche Massenmails und ist somit einer der Hauptfaktoren für erfolgreiches E-Mail-Marketing. Mit personalisierten Inhalten bekommen Ihre Abonnent:innen einen positiven Eindruck von Ihrem Newsletter, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihre E-Mails geöffnet und gelesen werden. Auch eine persönliche Begrüßung mit dem Vor- oder Nachnamen der jeweiligen Empfänger:innen zu Beginn des Newsletters wirkt sich positiv auf die Interaktionsrate aus.

Die Anredeformel falsch verwenden

Schleicht sich bei der Personalisierung jedoch der Fehlerteufel ein, kann das Ganze leider auch nach hinten losgehen – eine Erfahrung, die schon zahlreiche Newsletter-Versender:innen machen mussten. Löscht man zum Beispiel beim Erstellen des Newsletters aus Versehen einen Teil der gewählten Anredeformel, wird beim Versand der Name der Empfänger:innen nicht mehr automatisch eingefügt. Die Newsletter-Abonnent:innen sehen stattdessen den übrigen Teil der fehlerhaften Anredeformel als Begrüßung.

Wenn Ihre Leser:innen mit „Hallo {%Vorname!” begrüßt wird, geht der positive Effekt einer individuellen Ansprache leider verloren: Anstatt den Eindruck zu vermitteln, sich in der E-Mail ausschließlich an eine Person zu richten, sehen Ihre Empfänger:innen hier auf den ersten Blick, dass es sich um eine automatisierte Begrüßung handelt. Vielleicht wird es einem Teil der Abonnent:innen entweder gar nicht auffallen oder sie sehen lächelnd über den kleinen Patzer hinweg. Im schlimmsten Fall kann sich die fehlerhafte Anredeformel aber negativ auf das Interesse an den Inhalten sowie auf die Klickbereitschaft Ihrer Leser:innen auswirken.

Das Testen der eingebauten Personalisierungen vor Versand sollten Sie daher unbedingt mit in Ihre Newsletter-Checkliste aufnehmen.

Mit rapidmail können Sie die Personalisierung über verschiedene Wege testen:

• 👁‍🗨 Vorschau-Funktion: Hier können Sie sich durch die verschiedenen Empfänger-Adressen klicken und in der Newsletter-Vorschau prüfen, ob z. B. der richtige Empfänger-Name angezeigt wird.
• 📬 Testmail: Wir raten vor dem eigentlichen Versand in jedem Fall dazu, den Newsletter erst als Testmail an sich selbst und an einige Kolleg:innen zu versenden. Vier, sechs oder auch acht Augen sehen mehr als zwei – auch, was fehlerhafte Anredeformeln angeht. Damit die Personalisierung in der Testmail geprüft werden kann, müssen vorher nur die entsprechenden E-Mail-Adressen der Empfängerliste hinzugefügt werden.

Können Sie nicht direkt auf den ersten Blick erkennen, dass der Newsletter-Fehler in der Personalisierung z. B. auf eine fehlende Klammer oder ein zusätzliches Leerzeichen zurückzuführen ist, lohnt sich hier immer ein Blick in Ihre Empfängerliste. Damit Sie Ihre Abonnent:innen individuell begrüßen können, müssen deren Namen natürlich an der richtigen Stelle in der Empfängerliste gespeichert sein.

Was die Personalisierung im Newsletter betrifft, gilt außerdem die gleiche Regel wie im Alltag: Bevor Sie eine Person mit dem falschen Namen (oder einer seltsamen Formel) ansprechen, weichen Sie im Zweifelsfall besser auf ein simples, gut gelauntes „Hallo!” aus.

3. Fehlende Anhänge im Newsletter

Dieser unangenehme Newsletter-Fehler ist uns allen bestimmt schon einmal irgendwann in einer E-Mail passiert. Wir schreiben eine Nachricht, in der wir kurz an einer Stelle („vgl. anbei“) erwähnen, dass sich das entsprechende Dokument im Anhang der E-Mail befindet. Danach fällt uns noch etwas Wichtiges dazu ein, das wir unbedingt noch loswerden möchten. Vielen Dank und viele Grüße – und zack, die E-Mail ist versendet. Spätestens, wenn der Empfänger oder die Empfängerin antwortet und nachfragt, ob man denn das Dokument noch irgendwann schicken würde, fasst man sich an den Kopf. Klar, da war noch etwas – das Dokument wollte man ja noch vor dem Abschicken der E-Mail hinzufügen…

rapidmail ist eines der wenigen Newsletter-Tools, mit dem beim Erstellen von Newslettern auch Anhänge hinzugefügt werden können. Vor allem, wenn der Anhang eigentlich der wichtigste Teil des Newsletters ist, z. B. weil darauf der Gutscheincode, die neue Preisliste, aktuelle Last-minute-Reiseangebote oder das heutige Tagesmenü zu finden sein sollen, ist es ärgerlich, wenn dieser dann vergessen und nicht mitgesendet wird. Nicht nur für Sie, da Sie einen zweiten Newsletter inklusive Anhang hinterherschicken müssen, sondern auch für Ihre Empfänger:innen, die vielleicht sogar verärgert sind, dass sie sich umsonst die Zeit genommen haben, Ihre E-Mail zu lesen.

Um vor lauter Panik in Ihrer Entschuldigungs-E-Mail nicht erneut zu vergessen, den Anhang hinzuzufügen (ist alles schon passiert!), sollten Sie sich vornehmen, beim Verfassen von Newslettern am besten immer folgende Reihenfolge einzuhalten:

1. Den Newsletter-Absender festlegen
2. Den Anhang hochladen
3. Den Newsletter-Inhalt erstellen
4. Dann erst die finale Betreffzeile und den Preheader texten
5. Testmails versenden
6. Erst am Ende die gewünschte Empfängerliste auswählen (verhindert einen unbeabsichtigten, vorzeitigen Versand)

4. Newsletter-Fehler: Vergessene Testfotos und -texte

Einen wunderschönen Newsletter mit Fotos von Katzenbabys und dem Betreff „[TEST] PM Tracking Test“ durften die Abonnent:innen eines amerikanischen Onlineshops für Gesundheits- und Fitnessprodukte bestaunen und versuchen, den Zusammenhang zwischen Betreff, Katzenbabys und Fitnessartikeln zu verstehen. Tatsächlich gab es gar keinen – denn die Firma hat aus Versehen die Testmail inklusive Test-Betreff und -Fotos an die gesamte Empfängerliste versendet.

Um sich für das Missgeschick zu entschuldigen, sendete die Firma ein zweites Mailing hinterher, in dem sie den unterlaufenen Fehler mit den zusammenhangslosen Katzen-Testfotos auf humorvolle Weise erneut aufgriff:

Um nicht aus Versehen eine Testmail an die komplette Empfängerliste zu verschicken, ist es ratsam, die entsprechende Liste erst zum Zeitpunkt des Newsletterversands auszuwählen. Somit stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger:innen tatsächlich nur die finale Newsletter-Version zugeschickt bekommen.

Verwirrte Nachfragen von Ihren Newsletter-Empfänger:innen zu vergessenen Testfotos vermeiden Sie außerdem, indem Sie die passenden Fotos direkt beim Verfassen des Newsletters einbauen, anstatt dies auf später zu verschieben. Neue Projekte und verstrichene Zeit können sonst dazu führen, dass die fehlenden Fotos in Vergessenheit geraten.

5. Newsletter-Fehler: Falsche Datumsangaben

Egal ob für wichtige Veranstaltungen oder für die Laufzeit einer großzügigen Rabattaktion – Die Angabe eines falschen Datums im Newsletter kann fatale Folgen haben. Schickt man zum Beispiel einen Newsletter an alle Bestandskund:innen, in dem man mit „Noch bis zum 11.06.2024: 20 % Rabatt auf alle Küchenmöbel” wirbt, hat man ein Problem. Wie soll man den Kund:innen jetzt bloß erklären, dass natürlich der 11.06.2023 gemeint war?

Passiert dies häufiger, kann das unseriös wirken und die Kund:innen verwirren, die irgendwann nicht mehr wissen, bis wann welche Aktion tatsächlich läuft. Prüfen Sie daher vor dem Versand immer ganz genau, ob alle Datumsangaben korrekt sind!

6. Newsletter-Fehler: Auswahl der falschen Empfängerliste

Bei segmentiertem Versand senden Sie unterschiedliche Newsletter an verschiedene Empfängergruppen und können Newsletter-Inhalte dabei auf individuelle Interessen und Gewohnheiten der Empfänger:innen abstimmen. So erzielen Sie mit der Stichwortvergabe – auch Tagging im E-Mail-Marketing genannt – bessere Erfolge. Wählen Sie jedoch die falsche Empfängerliste aus, waren die ganze Mühe und die entstandenen Kosten leider umsonst. Das sind aber nicht die einzigen Nachteile, die ein E-Mail-Versand an die falsche Empfängergruppe mit sich bringt.

📝 Beispiel: Ein achtloser Glückwunsch

Davon kann ein US-amerikanischer Fotodienstleister ein Lied singen: Dieser wollte den frisch gebackenen Eltern unter seinen Kontakten per Newsletter zu ihrem „Wonneproppen” gratulieren (Im Newsletter: „Congratulations on your bundle of joy”) und damit gleichzeitig für seine Dankeschön-Karten für Freunde und Familie werben. Eine nette Geste – schade nur, dass der Newsletter an die falsche Empfängerliste geschickt wurde und damit auch an zahlreiche kinderlose Personen.

Viele Empfänger:innen nahmen die Marketing-Panne zum Glück mit Humor, wie der Tweet einer Abonnentin zeigt, in dem sie sich fragt, ob der Fotodienstleister mit dem „bundle of joy” vielleicht ihre neuen Schuhe meint. Jedoch hat der Newsletter-Fehler auch weniger positive Reaktionen bei den Leser:innen ausgelöst. Zum Beispiel bei einem Empfänger, der sich über folgenden Tweet an das Fotounternehmen wandte (aus dem Englischen übersetzt): „Ernsthaft. Das hat gerade meinen Tag ruiniert. Danke für die Erinnerung daran, dass ich kein Baby habe!”.

Unser Fazit aus dem unangenehmen Newsletter-Patzer: E-Mail-Inhalte je nach Empfänger-Interessen zu individualisieren ist eine gute Sache – vorausgesetzt, man versendet den Newsletter dann auch an die Empfänger:innen, für die er bestimmt ist.

7. Newsletter-Fehler: Grammatik-, Rechtschreib- oder Tippfehler

Unangenehme Grammatik- und Rechtschreibfehler sind wohl die Klassiker unter den E-Mail-Pannen. Aber auch Expert:innen der deutschen Sprache können unangenehme Verschreiber unterlaufen, die den Erfolg der E-Mail-Kampagne einschränken oder schlimmstenfalls sogar dem Image der Firma schaden können.

📝 Beispiel: Eine ganz andere Bedeutung

Das hat auch ein amerikanischer Fashion-Onlineshop zu spüren bekommen, der in der Newsletter-Betreffzeile mit dem Slogan „See it. Love it. Not get it.” (auf Deutsch so viel wie „Sieh es. Liebe es. Kaufe es nicht.”) für seine Kollektion warb. Anstatt vom Kauf der eigenen Kleidungsstücke abzuraten, wollte die Firma die Newsletter-Abonnenten natürlich eigentlich zum Kauf motivieren, und zwar mit dem Betreff „See it. Love it. Now get it.” (auf Deutsch „Sieh es. Liebe es. Kaufe es jetzt.”). Ein unglücklicher Tippfehler, der den Eindruck vermittelte, dass die Firma vor dem Kauf der eigenen Produkte warnt.

Neben unglücklichen Tippfehlern wie diesen sollten Sie und Ihre Kolleg:innen beim Prüfen der Testmails auch nach folgenden Fehlern Ausschau halten:

• Häufige Rechtschreibfehler: dass / das; nähmlich statt nämlich; brilliante Ideen statt brillante Ideen; neue Armaturen statt neue Amaturen; an Hand unserer Tipps statt anhand unserer Tipps usw.
• Fehler in Eigennamen von Personen (z. B. Herr Muhmann statt Herr Muhrmann) und von Unternehmen (z. B. Appel statt Apple)
• Fehler bei der Groß- und Kleinschreibung: Ein beliebter Fehler ist hier, nach der Anredeformel (z . B. „Hallo Max,“) die darauffolgende Zeile mit Großschreibung zu beginnen. Dies ist nur korrekt, wenn die Begrüßung mit einem Satzschlusszeichen abschließt („Hallo Max!“ oder „Na, Max?“)

8. Newsletter-Fehler Vergessene Lückenfüller im Newsletter-Text

Sie kennen das sicher selbst: Wenn beim Verfassen des Newsletters noch bestimmte Infos wie die Uhrzeit der Veranstaltung oder die finale Website-URL fehlen, auf die die Abonnent:innen geleitet werden sollen, baut man als Versender:in häufig Platzhalter ein, wie z. B. „Das Event startet um XX.XX Uhr”. Das ist natürlich praktisch, jedoch laufen Sie hier Gefahr, dass Sie vor dem Versand vergessen, den Platzhalter noch durch die richtigen Informationen zu ersetzen. Den Newsletter hätten Sie sich dann sparen können, da die relevanten Infos fehlen, die Sie eigentlich mit Ihren Empfänger:innen teilen wollten.

📝 Beispiel: Ein unangemessener Link

Dass die Lückenfüller-Methode noch viel schlimmere Folgen für das Image der eigenen Firma haben kann, musste ein Spielzeughersteller erfahren. Dieser hatte die tolle Idee, eine Marketing-Aktion zu starten, bei der Eltern ihre Kinder filmen sollten, während diese ihre Spielzeug-Geschenke auspacken. Das Video sollte dann auf der Website der Spielzeugfirma hochgeladen werden.

Super Idee! Leider machte die Spielzeugfirma in dem Newsletter zur Marketing-Aktion den fatalen Fehler, die URL der Webseite, auf der die Videos hochgeladen werden sollten, mit dem Platzhalter XXX zwischen dem www. und dem .de zu versehen. Natürlich sollte hier vor dem Versand noch die korrekte URL eingefügt werden… leider wurde dies vergessen. Eltern, die ihre Videos auf der Website hochladen wollten, waren natürlich entsetzt, auf welche – nicht jugendfreie – Seite sie das Spielzeugunternehmen für den Upload leitete.

9. Newsletter-Fehler: Fehlender oder kaputter Link

Häufig dient ein Newsletter ja nicht nur dazu, die Empfänger:innen über wichtige Neuigkeiten zu informieren. Als Versender:in erhofft man sich im Normalfall, dass die Abonnent:innen mit der E-Mail interagieren und z. B. auf den Call-to-Action Button klicken, der zu der gewünschten Webseite führt, auf der sich die Empfänger:innen z. B. ein Kundenkonto anlegen, ein E-Book downloaden oder das beworbene Produkt kaufen können.

Was sollen Ihre Empfänger:innen aber mit dem schönen Newsletter anfangen, wenn vergessen wurde, den Button samt dem Website-Link in den Newsletter einzufügen oder dieser auf eine Fehlerseite leitet? Wahrscheinlich werden sie sich kurz wundern, dass der Link nicht zur beschriebenen Seite führt, Ihren Newsletter wieder schließen und ihn kurz darauf schon wieder vergessen. Das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Prüfen Sie vor dem Versand deshalb immer ganz genau, ob alles stimmt.

Lässt sich der Fehler nach dem Versand noch korrigieren?

Haben Sie vergessen, die Verlinkung in die E-Mail einzubauen, gibt es keine andere Möglichkeit, als eine zweite Newsletter-Runde inklusive Website-Link hinterherzuschicken. Hat sich dagegen z. B. „nur” ein Tippfehler in die URL eingeschlichen, können Sie beim Versand über rapidmail auch unseren Support kontaktieren, der den Fehler für Sie beheben kann – vorausgesetzt, Sie haben das Link-Tracking im Newsletter aktiviert. So würde den Abonnent:innen gar nicht auffallen, dass der Link falsch in das Mailing eingebaut wurde. Dies ist jedoch nur eine Option, wenn Ihnen der Fehler direkt nach dem Newsletterversand auffällt und der Großteil der Empfänger:innen den Newsletter noch nicht geöffnet hat.

10. Newsletter-Fehler: Schlechtes Timing beim Versand

Auch beim Newsletterversand kommt es auf das richtige Timing an. Obwohl das Risiko für den folgenden Newsletter-Fehler sehr gering ist, ist es schon vorgekommen, dass Firmen beim Versand eines bestimmten Newsletter-Themas den wohl ungünstigsten Moment erwischt haben.

📝 Beispiel: Eine unachtsame Newsletter-Kampagne

So zum Beispiel eine bekannte US-amerikanische Vermittlungsplattform für Ferienwohnungen. Deren versandte Newsletter-Kampagne trug den Titel „Schwimmende Welt” (original „Floating world”). Der zugehörige Untertitel lautete „Wie du einen Tag – oder eine ganze Reise – verbringst, ohne an Land zu gehen. Dein nächstes Wasserabenteuer fängt hier an!” (original „How to spend a day – or an entire trip – without touching dry land. Your next aquatic adventure starts here.”) Im Newsletter-Text wird außerdem dazu geraten, doch mal „über Wasser zu bleiben”.

Eigentlich eine originelle E-Mail-Kampagne, die unter normalen Umständen sicher das Interesse vieler Newsletter-Empfänger:innen geweckt hätte. Der Zeitpunkt, zu dem der Newsletter versendet wurde, hätte jedoch nicht schlechter gewählt werden können: Die aquatische E-Mail erreichte ihre Empfänger:innen, als Hurricane Harvy in Texas wütete und bereits erste Todesopfer gefordert sowie Zehntausende Menschen zu Obdachlosen gemacht hatte. Dass man wenig Lust auf Urlaub auf dem Hausboot oder mit lustigen Wasserfall-Rutschen hat, wenn das eigene Zuhause unter Wasser steht, ist verständlich. Kein Wunder, dass die Reaktionen der Empfänger:innen auf das unsensible Newsletter-Thema nicht gerade positiv ausfielen.

11. Newsletter-Fehler: Perspektive der Empfänger:innen nicht beachten

Vielleicht denken Sie gerne, „Viel hilft viel” – auch, wenn es um die Vermarktung der eigenen Produkte geht. So sehr Sie auch von Ihrer Marke und Ihrem Newsletter-Marketing überzeugt sind, bedenken Sie immer die Perspektive Ihrer Leser:innen. Ja, sie mögen Ihr Unternehmen und haben deshalb Ihren Newsletter abonniert. Jedoch ist das kein Freifahrtschein, das Postfach Ihrer Empfänger:innen mit einem Haufen E-Mails zu überfluten. 

Versetzen Sie sich in Ihre Kontakte hinein und überlegen Sie sich, wie oft Sie gerne eine E-Mail von Ihrem Unternehmen erhalten würden und wie relevant das für Sie wäre. Eine angemessene Versandfrequenz zu finden ist das A und O. Sie wollen Ihre Leser:innen schließlich nicht vergraulen und sie dazu bewegen, sich wieder von Ihrem Newsletter abzumelden.

Nicht nur die Häufigkeit des Versands spielt eine wichtige Rolle. Auch die Auswahl der Newsletter-Themen ist ein Punkt, den Sie dringend beachten sollten. Bei Ihren Kontakten handelt es sich um eine Vielzahl von Personen mit unterschiedlichen Interessen, was Ihre Produkte anbelangt. Somit interessiert sich Person A nicht unbedingt für die gleichen Newsletter-Inhalte wie Person B. Als nervig empfundene E-Mails führen sehr schnell zu einer Newsletter-Abmeldung, weswegen Sie das so gut wie möglich vermeiden sollten. Um alle Empfänger:innen mit für sie interessanten Inhalten zu versorgen, bietet es sich an, segmentierten Versand zu benutzen. So können Sie auf die Interessen und Verhaltensweisen Ihrer Kontakte eingehen und ihnen nur relevante Newsletter schicken, die letztendlich beiden Seiten einen Mehrwert bieten.

Ohoh… und jetzt? – So machen Sie Ihre Fehler im E-Mail-Marketing wieder gut

Manchmal fällt der Fehler im Newsletter direkt auf, nachdem man das Mailing versendet hat. Mit einem Newsletter-Tool wie rapidmail ist es dann unter Umständen noch möglich, den Versand des Newsletters zu stoppen.  Häufig fällt die E-Mail-Panne aber erst auf, wenn man die Reaktionen der Empfänger:innen auf den Social Media Plattformen liest oder mit verwirrten Nachfragen per E-Mail konfrontiert wird. Dann heißt es: Augen zu und durch!

Denken Sie dann daran, dass jeder mal Fehler macht, egal ob Einsteiger:innen oder Newsletter-Profis. Es bringt nichts, anderen die Schuld in die Schuhe zu schieben, den Fehler zu leugnen oder ihn vertuschen zu wollen. In Ihrem eigenen Interesse – und natürlich auch im Interesse Ihrer Firma – sollten Sie den Fehler zugeben und das Beste daraus machen.

Wie reagiere ich am besten auf Newsletter-Fehler?

Wie genau Sie auf die Fehler im E-Mail-Marketing reagieren sollten, hängt vor allem davon ab, ob es sich um einen schwerwiegenden Fehler handelt oder lediglich um einen kleinen Patzer. Kleinere Fehler wie Tippfehler, vergessene Anhänge oder Testfotos kann man am besten mit Humor nehmen. In solchen Fällen können Sie die Fehler, wie im obigen Beispiel die vergessenen Kakteen-Testfotos im Valentinstags-Newsletter, dazu hernehmen, um Ihren Empfänger:innen eine humorvolle Entschuldigungs-E-Mail hinterherzuschicken. Diese könnte sich im Hinblick auf das E-Mail-Design und die grafischen Elemente zum Beispiel vollständig auf das Kaktus-Thema konzentrieren. Das wird Ihre Abonnent:innen sicherlich zum Schmunzeln bringen – und sie schnell versöhnlich stimmen.

Bei schwerwiegenden Newsletter-Fehlern wie die zuvor geschilderten Beispiele zum Boston Marathon oder dem Hurricane in Texas kann das Image Ihrer Firma langfristig darunter leiden. Sie sollten sich mit Ihrem Team absprechen, wie Sie sich bei Ihren Empfänger:innen in einem Folgemailing entschuldigen und ihnen erklären, wie es zu diesem Fehler kommen konnte. Da sich unterlaufene Fehler auch schnell über Social-Media-Kanäle verbreiten, sollten Sie auch auf anderen Plattformen, die Sie für die Unternehmenskommunikation nutzen, ein Statement zu dem Vorfall abgeben. Am wichtigsten hierbei ist es, ehrlich zu sein, eine nachvollziehbare Erklärung zu liefern und sich aufrichtig für den Fehler zu entschuldigen.

Text-Vorlagen für Entschuldigungs-E-Mails bei Fehlern

Passiert ist passiert – Eine Folge-E-Mail, in der Sie sich für Ihre Fehler entschuldigen, ist oft eine gute Lösung, um Ihre Leser:innen wieder versöhnlich zu stimmen.

So verfassen Sie eine gute Entschuldigungs-E-Mail:

1. 👥 Entschuldigungs-E-Mail personalisieren: Ihre Entschuldigung wirkt aufrichtiger, wenn Sie alle Empfänger:innen im Mailing persönlich ansprechen. Ihre Leser:innen bekommen so den Eindruck, dass es Ihnen ein wichtiges Anliegen ist, sich bei allen persönlich für das Missgeschick zu entschuldigen. Natürlich sollten Sie dann unbedingt darauf achten, dass Ihnen kein Fehler in der Personalisierung unterläuft. Auch ein Foto von Ihnen bzw. von der Leitung Ihrer Marketing-Abteilung mit Unterschrift am Ende der E-Mail macht einen persönlicheren Eindruck. Ihre Empfänger:innen sehen so, dass hinter dem Fehler keine böse Absicht steckt, sondern auch nur ein Mensch, der Fehler machen kann.
2. ❌ Keine Noreply-Absenderadresse verwenden: Geben Sie Ihren Empfänger:innen stattdessen die Gelegenheit, auf Ihre Entschuldigung zu antworten. So zeigen Sie, dass Sie für Ihren Fehler geradestehen und auch negatives Feedback in Kauf nehmen. Wenn Ihre Leser:innen die Möglichkeit haben, ihrem Ärger per Antwort auf die E-Mail Luft zu machen, ist auch die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie den Fehler unnötig auf öffentlichen Plattformen breittreten. Indem Sie auf das Feedback der Empfänger:innen erneut antworten, fühlen sich diese außerdem verstanden und verzeihen Ihnen den Ausrutscher wahrscheinlich leichter. 
3. 😄 Das Ganze mit Humor nehmen: Wer sich selbst nicht so ernst nimmt, kommt bei anderen in der Regel besser an als jemand, der zum Lachen in den Keller geht. Eine Portion Humor kann Ihrer Entschuldigungs-E-Mail daher nicht schaden – vorausgesetzt, die Schwere des unterlaufenen Fehlers lässt das zu. Die Tatsache, dass Sie selbst über den Fehler lachen, sollte die Situation natürlich nicht weiter verschlimmern oder beleidigend wirken. Besprechen Sie sich am besten mit Ihrem Team, ob Humor in diesem Fall angebracht ist.
4. 🎁 Ihre Empfänger:innen besänftigen: Freier Versand bei der nächsten Bestellung, ein interessanter Rabatt oder ein Gutscheincode – Auf diese Weise stimmen Sie Ihre Abonnent:innen schnell versöhnlich und die Newsletter-Panne gerät rasant wieder in Vergessenheit. Unser rapidtipp: Testen Sie vor Versand lieber einmal zu viel, ob der Gutscheincode in Ihrer Entschuldigungsmail auch wirklich funktioniert!

Kostenlose Textvorlagen für Entschuldigungs-E-Mails zum Downloaden

Die richtigen Worte zu finden, wenn man so richtig Mist gebaut hat, ist oft gar nicht so einfach – mit unseren Formulierungshilfen für Entschuldigungs-E-Mails aber schon! 

Dank der aufrichtigen Betreffzeilen und Textbeispiele können Sie Ihre Newsletter-Leser:innen schnell um Verzeihung bitten – wir sind uns ziemlich sicher, dass sie Ihnen noch eine Chance geben werden. 

Also, worauf warten Sie? Laden Sie die kostenlosen Textvorlagen herunter und seien Sie für brenzlige Situationen gewappnet. Wir wünschen Ihnen Erfolg beim Entschuldigen. 🍀

Ihr Datenschutz ist uns wichtig. Mit Eingabe und Übermittlung Ihrer Daten erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie persönlich per Newsletter kontaktieren, in dem wir regelmäßig wichtige Infos und Neues aus dem Bereich Newsletter-Marketing mit Ihnen teilen. Sie können sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Sie möchten nicht mehr in die unangenehme Lage geraten, Entschuldigungs-Newsletter verfassen zu müssen? Werfen Sie am besten einen Blick auf unsere Checkliste für den Newsletterversand, um in Ihrem nächsten Newsletter unnötige Fehler zu vermeiden! Mit rapidmail können Sie außerdem vor dem tatsächlichen Versand kostenlose Testmails an sich selbst und Ihre Teamkollegen senden – und so peinliche Newsletter-Pannen vermeiden!