Blacklist im E-Mail-Marketing: Warum setzt man Newsletter-Kontakte auf die Blacklist?

Blacklists im E-Mail-Marketing können zwei unterschiedliche Funktionen haben: Zum einen können Provider wie z. B. GMX spam-verdächtige E-Mail-Absender auf Blacklists setzen – als Newsletter-Versender:in wollen Sie daher auf keinen Fall darauf landen. Im Folgenden soll es aber vor allem um Blacklists gehen, die Sie als Absender:in von Marketing-E-Mails selbst nutzen und verwalten können, um bestimmte Kontakte vom Newsletterversand auszuschließen. Aber in welchen Fällen sollten Newsletter-Kontakte auf eine solche Blacklist gesetzt werden?

1. Glossar – nützliche Begriffe rund um das Thema „Blacklist” in der Übersicht

Blacklists, E-Mail-Provider, Domains & Co.:

In diesem Beitrag treffen Sie auf einige technische Begriffe! Damit Sie stets den Überblick behalten, haben wir Ihnen ein kleines Glossar zusammengestellt. 

2. Was ist eine Blacklist beim Newsletterversand?

Auf einer Blacklist zu stehen – das hört sich erst einmal beängstigend an. Ganz so lebensbedrohlich, wie das in der bekannten Thrillerserie „The Blacklist” der Fall ist, ist das beim Newsletterversand zum Glück nicht. Sie können sich die Blacklist wie eine Mauer vorstellen, die Spammails davon abhält, in dem Postfach der vorgesehenen Empfänger:innen zu landen. Newsletter-Empfänger:innen haben also nichts zu befürchten, wenn sie vom Versender geblacklistet werden.

Trotzdem stellt es Newsletter-Versender:innen vor große Probleme, sollten sie in der Blacklist eines E-Mail-Providers wie z. B. GMX erfasst sein.

Wie Sie bereits herauslesen können, gibt es im E-Mail-Marketing zwei verschiedene Arten von Blacklists, die für Sie als Newsletter-Absender eine Rolle spielen können: 

Blacklists für Newsletter-Versender:innen und für -Empfänger:innen.

Blacklists für Newsletter-Versender:innen

Im E-Mail-Versand kann grundsätzlich zwischen drei verschiedenen Möglichkeiten unterschieden werden, wie man als Versender auf einer Blacklist eines E-Mail-Providers gelistet werden kann. Es können bei Verdacht auf Spamversand E-Mail-Adressen, Domains oder ganze Server bzw. die zugehörigen IP-Adressen auf so einer Liste landen. 

Diese Optionen können Sie sich wie eine aufsteigende Hierarchie vorstellen. 

1. Als Erstes können E-Mail-Adressen, z. B. info@mail.de geblacklistet werden, wenn der Provider erkennt, dass der E-Mail-Absender unangemessene Inhalte verschickt.
2. Wenn der Versender versucht, über eine neu erstellte Adresse wie news@mail.de weiter Spam zu verschicken, kann der E-Mail-Provider im nächsten Schritt die Domain des Absenders auf die Sperrliste setzen.
3. Versucht der Versender, weiterhin unangemessenen Inhalte zu verschicken, beispielsweise über einen anderen Server, so kann im letzten Schritt auch die IP-Adresse des Servers auf einer Blacklist verzeichnet werden.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass es im E-Mail-Versand eine Blacklist gibt, auf der E-Mail-Adressen, Domains oder Server von Absender:innen gelistet sind. Von diesen nimmt ein E-Mail-Provider generell keine Nachrichten mehr an und stellt diese auch nicht an die Empfänger:innen zu.

Der Grund hierfür ist, dass E-Mail-Empfänger:innen immer mehr unerwünschte Spamnachrichten erhalten. Um die Empfänger:innen davor zu schützen, werden alle eingehenden E-Mails von einem speziellen Spamfilter des E-Mail-Programms geprüft. Stuft dieser die Mails eines Absenders als Spam ein, kann es sein, dass die Absenderadresse bzw. Domain auf der Blacklist des E-Mail-Programms landet. Ab diesem Zeitpunkt lehnt der E-Mail-Provider automatisch alle E-Mails ab, die von dieser Adresse oder Domain aus versendet werden.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie als Newsletter-Absender:in auf eine gute Versandreputation achten. Das erreichen Sie unter anderem durch die richtige Pflege Ihrer Empfängerliste,relevante Newsletter-Inhalte und den ausschließlichen Versand an Interessent:innen und Kund:innen. Auch der Versand über ein whitegelistetes Newsletter-Programm hilft Ihnen dabei, einen Eintrag auf einer Blacklist zu umgehen. Der Kauf von E-Mail-Adressen für Ihren Newsletter kann Ihrer Reputation als seriöse:r Versender:in dagegen enorm schaden.

Blacklists für Newsletter-Empfänger:innen

Auch Abonnent:innen eines Newsletters können auf Veranlassung des Versenders auf einer Blacklist landen: Wenn Sie als Absender:in ein spezielles Newsletter-Tool wie rapidmail für den Versand Ihres Newsletters verwenden, haben Sie die Möglichkeit, eine Blacklist für ausgewählte Kontakte anzulegen und dieser bei Bedarf weitere Empfänger:innen hinzuzufügen.

Auf Ihrer Blacklist können Sie so E-Mail-Adressen oder Domains sammeln, die Sie in Zukunft auf keinen Fall mit einem Ihrer Newsletter anschreiben möchten. Sie hilft Ihnen also bei der übersichtlichen Kontaktverwaltung. Dabei wirkt die Blacklist listenübergreifend: Sobald eine Empfängerin oder ein Empfänger in Ihrer Blacklist vermerkt ist, erhält diese:r keinen Ihrer Newsletter mehr, auch wenn die E-Mail-Adresse z. B. beim Import einer neuen Empfängerliste darin als aktiver Kontakt verzeichnet ist. Alle geblacklisteten Kontakte werden vor dem Versand also automatisch herausgefiltert und erhalten Ihren Newsletter nicht mehr.

3. Wann sollte man Kontakte auf die Newsletter-Blacklist setzen?

Neben der Blacklisting-Option gibt es natürlich auch die herkömmliche Möglichkeit, Empfänger:innen einfach vom Newsletter abzumelden. Warum und wann sollte man sie aber zusätzlich auf die Blacklist setzen?

Die Option, E-Mail-Adressen von Kontakten bzw. Domains zu blacklisten, ist sicherer und zuverlässiger, wenn Sie als Versender:in gewährleisten möchten (und aus rechtlicher Sicht sogar müssen), dass keine Empfänger:innen gegen ihren Wunsch erneut angeschrieben werden. Vor allem, wenn Sie mit mehreren Empfängerlisten arbeiten oder regelmäßig neue Empfängerlisten für den Versand anlegen, können Sie durch Blacklist-Einträge vermeiden, dass bereits abgemeldete Newsletter-Abonnent:innen trotzdem „unabsichtlich“ angeschrieben werden, wenn die E-Mail-Adresse auch in anderen Listen aktiv ist.
So sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite und sorgen für eine DSGVO-konforme Newsletter-Abmeldung – Sie stellen gleichzeitig sicher, dass nur Empfänger:innen den Newsletter erhalten, die dies auch möchten, Interesse an den Inhalten haben und ihn deshalb öffnen und lesen. Was heißt das für Sie? Durch das regelmäßige „Ausmisten” der Empfängerliste und das Eintragen der entsprechenden Mailadressen in die Blacklist, steigert sich auf lange Sicht auch die Öffnungsrate Ihrer Mailings. Auch die Interaktionen Ihrer Empfänger:innen mit Ihrem Newsletter nehmen zu.

In folgenden Fällen ist es sinnvoll, einen Kontakt auf die Blacklist zu setzen:

• Ein Kontakt soll von Anfang an vom Versand ausgeschlossen werden: Jemand hat sich aktiv für Ihren Newsletter angemeldet und jetzt schließen Sie ihn direkt vom Versand aus? Das kann in manchen Fällen sinnvoll sein, wenn Sie vor dem Versand Ihres Newsletters eine neue Empfängerliste in Ihrem Newsletter-System anlegen. So können Sie bestimmte Empfänger:innen bzw. Domains vor dem ersten Versand vom Erhalt des Newsletters ausschließen. Zum Beispiel können Sie so die E-Mail-Adressen Ihrer Mitbewerber herausfiltern, wenn Sie vermeiden möchten, dass diese Inhalte kopieren oder sich davon für eigene Projekte inspirieren lassen.
• Abonnent:innen melden sich vom Newsletter ab:
  Wenn sich Empfänger:innen über den Abmeldelink in Ihrem Mailing vom Newsletter abmelden, melden sie sich tatsächlich nur aus dieser einen Empfängerliste A ab. Das heißt, wenn Sie an weitere Empfängerlisten B und C, in denen diese noch aktiv sind, Newsletter schicken, z. B. zu unterschiedlichen Themenbereichen oder von verschiedenen Marken aus, würden Ihre betroffenen Kontakte diese Newsletter trotz Abmeldung aus Empfängerliste A weiterhin erhalten.
  
  Haben Sie Ihren Newsletter-Abonnent:innen nicht kommuniziert, dass sie sich bei der Anmeldung in verschiedene Verteiler eingetragen haben, sollten Sie die Empfänger-Adresse besser auf Ihre Blacklist setzen. So vermeiden Sie, dass Sie diese gegen ihren Willen nach der Abmeldung aus einer Liste weiter anschreiben. Hierfür gibt es auch die Funktion des automatisierten, listenübergreifenden Blacklistings bei Abmeldung aus einer Empfängerliste. Ist den Empfänger:innen bewusst, dass sie sich bei der Abmeldung z. B. nur von Ihrem Newsletter zum Thema „E-Mail-Marketing“ abmeldet haben, nicht aber von Ihrem Newsletter zum Thema „Social-Media-Marketing“, sollten Sie hier dagegen kein Blacklist-Eintrag vornehmen.

• Ein Kontakt beschwert sich über den Erhalt von Spammails von Ihrer Firma: Es kommt vor, dass Empfänger:innen vergessen, dass sie sich irgendwann auf eigenen Wunsch für Ihren Newsletter angemeldet haben. Später haben sie dann häufig den Eindruck, unerwünschte Werbemails vom Versandunternehmen zu erhalten. Das hat manchmal zur Folge, dass sie sich z. B. per Mail beim Absender über den Erhalt des (ihrer Ansicht nach Spam-)Newsletters beschweren. In solchen Fällen ist es ein Blacklist-Eintrag der Empfängeradresse die einfachste Lösung. Bestätigen Sie den (ehemaligen) Abonnent:innen danach schriftlich, dass Sie sie aus dem Verteiler genommen haben.
• Empfänger:innen markieren Ihren Newsletter als Spam: Ein ähnlicher Fall liegt vor, wenn Sie bei der Auswertung Ihres Newsletters feststellen, dass Empfänger:innen Ihr Mailing als Spam markiert haben. Dies kommt tatsächlich häufiger vor als gedacht, auch wenn die Spam-Einstufung meistens unberechtigt ist. Viele Empfänger:innen markieren ihre E-Mails anscheinend lieber als Spam, anstatt sich über den Klick auf den Abmeldelink vom Newsletter abzumelden.

Die Empfänger:innen mit „Unerwünscht“-Status sollten Sie dann zusätzlich in Ihre Blacklist aufnehmen, um zu vermeiden, dass Sie sie in Zukunft unbeabsichtigt noch einmal anschreiben. Dadurch umgehen Sie weitere Spam-Markierungen Ihres Newsletters und dadurch eine Gefährdung Ihrer guten Versandreputation.

4. Wie kann ich Empfänger mit rapidmail blacklisten?

Mit rapidmail können Sie als Newsletter-Versender:in auf verschiedenen Wegen Empfänger:innen auf Ihre Blacklist setzen. Das hat den einfachen Grund, Ihnen mehrere Möglichkeiten zu bieten, die Funktion des „Blacklistens“ zu nutzen. Je nachdem, wie Sie mit dem rapidmail Tool arbeiten, wird Ihnen sicherlich eine der drei Methoden am meisten zusagen.

Manueller Blacklist-Eintrag

Sie können einzelne Mailadressen oder Domains manuell in Ihre Blacklist aufnehmen, z. B. wenn Ihnen ein Abonnent per Mail mitteilt, dass er in Zukunft keine Newsletter von Ihrer Firma mehr erhalten möchte. So gewährleisten Sie dem Empfänger, dass er garantiert keinen Newsletter mehr von Ihnen erhalten wird. 

Sie können also zum Beispiel Mail-Adressen wie beispieladresse@firma-xyz.de blacklisten oder direkt die ganze Domain: @firma-xyz.de. Außerdem können Sie sogenannte „Wildcards“, d. h. bestimmte Begriffe (z. B. *spam*), auf die Blacklist setzen. Wie genau Sie dafür vorgehen müssen, erfahren Sie auch in unserem Video-Tutorial zur Blacklist-Verwaltung.

Beim Anlegen einer neuen Empfängerliste

Wenn Sie mit rapidmail eine neue Empfängerliste anlegen, können Sie für diese einstellen, dass alle E-Mail-Adressen von Empfänger:innen, die sich über den Abmeldelink im Newsletter abmelden, automatisch in die Blacklist eingetragen werden sollen. So müssen Kontakte Sie nicht erst anschreiben, wenn Sie keine Newsletter mehr erhalten möchten, falls es über den Abmeldelink oder aus anderen Gründen nicht geklappt hat.

Aber auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie für alle Empfängerlisten in den Einstellungen auswählen, dass zukünftig alle Abmeldungen aus der Liste automatisch in Ihre Blacklist übernommen werden sollen.

Kontakte in einer Empfängerliste blacklisten

Auch innerhalb Ihrer Empfängerlisten können Sie die gewünschten E-Mail-Adressen auswählen und diese durch Auswahl der Option „Von zukünftigen Mailings ausschließen (Blacklist)“ auf die Blacklist setzen. Wissen Sie zum Beispiel, dass eine Empfängerin oder ein Empfänger keine Mails mehr erhalten möchte, ohne dass er es Ihnen direkt per Telefon oder Mail mitgeteilt hat, können Sie das auch innerhalb der Empfängerliste tun. Letztendlich ist das nur ein anderer Weg, ist vom Prinzip her aber das Gleiche, wie wenn Sie direkt im Reiter „Blacklist“ die Mail-Adresse oder die Domain manuell eintragen.

Übrigens: Wenn Sie Ihr System über unsere API mit rapidmail verknüpft haben, können Sie auch darüber E-Mail-Adressen auf Ihre Blacklist setzen lassen.

Beim DSGVO-konformen Löschen von Empfängern aus der Empfängerliste

Wenn Sie eine Einzelperson innerhalb einer Empfängerliste vom Newsletter abmelden (durch Klick auf das Briefumschlag-Symbol mit dem Minus neben der Empfänger-Adresse), können Sie anschließend im Pop-up-Fenster auswählen, ob die Empfängerin oder der Empfänger aus der Liste abgemeldet oder DSGVO-konform aus allen Listen gelöscht werden soll. Soll die Abonnentin/der Abonnent DSGVO-konform gelöscht werden, haben Sie die Möglichkeit, seine E-Mail-Adresse gleichzeitig in Ihre Blacklist eintragen zu lassen:

5. Lassen sich Blacklist-Einträge auch wieder rückgängig machen?

Manchmal kommt es vor, dass sich Empfänger:innen vom Newsletter abmelden, dies aber nach einiger Zeit bereuen. Oft erhält der Newsletter-Absender dann eine Mail mit der Bitte, die Empfängeradresse wieder in den Verteiler aufzunehmen. Natürlich können Sie in einem solchen Fall die entsprechende E-Mail-Adresse wieder ganz einfach aus Ihrer Blacklist löschen.

Auch wenn Sie bestimmte Empfänger:innen nur einmalig vom Versand Ihres Newsletters ausschließen möchten, können Sie diese dafür vorübergehend auf die Blacklist setzen. Dadurch bleiben sie zwar in Ihrer Empfängerliste als aktive Empfänger:innen gelistet, werden vor dem Versand aber durch den Blacklist-Eintrag herausgefiltert und erhalten den Newsletter nicht. Haben Sie Ihren Newsletter dann an die eingegrenzte Empfängergruppe versendet, können Sie die geblacklisteten Abonnent:innen wieder aus der Blacklist löschen. Die Filterung wird so beim nächsten Versand aufgehoben – da die entsprechenden E-Mail-Adressen ja nicht mehr auf der Blacklist stehen – und Ihr Newsletter wird wie gewohnt an alle aktiven Empfänger:innen versendet.