E-Mail-Signaturen erstellen und im Marketing richtig einsetzen
Die E-Mail-Signatur am Ende eines Newsletters oder einer Marketing-E-Mail stellt alle wichtigen Kontaktinformationen zur Verfügung. Sie verleiht der Nachricht eine persönliche Note und hinterlässt bei den Leser:innen einen professionellen Eindruck von Ihnen und Ihrer Marke. Die E-Mail-Signatur gehört ebenso wie der Betreff, die Anrede und ein informativer Hauptteil zu den essentiellen Bestandteilen einer E-Mail. Mit dem richtigen Aufbau, allen rechtlichen Pflichtangaben und einem ansprechenden Design hilft Ihnen die E-Mail-Signatur dabei, positiv bei Ihren Empfänger:innen im Gedächtnis zu bleiben.
1. Was ist eine E-Mail-Signatur?
Von „In Liebe, deine Julia” aus einem Liebesbrief bis „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Kundenberater Max Mustermann” in einem förmlichen Schreiben – die Abschlussformeln eines geschriebenen Briefes können sehr unterschiedlich ausfallen. Doch auch im digitalen Schriftverkehr kommt man nicht ohne eine Signatur aus.
Bei einer E-Mail-Signatur handelt es sich um einen kleinen Textblock am Ende der E-Mail mit Kontaktdaten und wichtigen Informationen zum Absender bzw. zur Absenderin. Sie schließt den Hauptteil des Mailings ab und verrät Ihren Leserinnen und Lesern, wer ihnen schreibt, für welches Unternehmen Sie in welcher Position arbeiten und wie sie Kontakt zu Ihnen aufnehmen können. Somit ist die Signatur auch im E-Mail-Marketing ein wichtiger Teil der Kundenkommunikation.
💡 rapidtipp: Machen Sie Ihre E-Mail-Signatur mit Webfonts zum echten Hingucker
Webfonts sind digitale Schriftarten, die in E-Mails eingesetzt werden können, um bestimmte Textabschnitte, wie beispielsweise die Überschrift oder aber auch die Signatur hervorzuheben. Damit verleihen Webfonts Ihrem Newsletter eine kreative, verspielte oder seriöse Note – ganz wie Sie es sich wünschen und wie es zu Ihrem Unternehmensdesign passt.
Im folgenden Beispiel sehen Sie eine E-Mail-Signatur, die durch den Einsatz eines Webfonts den Eindruck erweckt, die digitale Post wäre händisch vom Versender unterzeichnet worden.
2. Aufbau und rechtliche Pflichtangaben: Das gehört in eine E-Mail-Signatur
Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur
Eine E-Mail-Signatur ist im Marketing nicht nur ein freundliches, abschließendes Grußwort, sondern auch ein rechtlich vorgeschriebener Bestandteil eines Newsletters. Seit 2007 gibt es für geschäftsmäßige E-Mails und Werbemails bestimmte Pflichtangaben, die je nach Rechtsform etwas variieren.
Durch die Impressumspflicht für Newsletter wird sichergestellt, dass Empfänger:innen leicht erkennen können, von wem die E-Mail versendet wurde. Dabei wird nicht konkret vorgegeben, ob die Angaben direkt im Newsletter gemacht werden müssen, oder ob es ausreicht, einen Link einzubinden, der zum Impressum auf der Website weiterleitet. Wir empfehlen Ihnen aber sicherheitshalber, folgende Pflichtangaben direkt in Ihren Newsletter einzubauen:
| Rechtsform | Pflichtangaben für die E-Mail-Signatur |
| Einzelunternehmer:innen | – Name des Unternehmens – Inhaber:in mit Vor- und Nachnamen – Anschrift |
| Eingetragene Kaufleute (e. K.) | – Name des Kaufmanns / der Kauffrau, wie im Handelsregister eingetragen – Rechtsform (e. K.) – Ort der Niederlassung – Registergericht – Handelsregisternummer |
| GmbH oder UG | – vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister – Rechtsform (GmbH bzw. UG) – Sitz der Gesellschaft – Registergericht – Handelsregisternummer – vollständige Namen aller Geschäftsführer:innen |
| Aktiengesellschaft | – vollständiger Name der Gesellschaft laut Handelsregister – Rechtsform (AG) – Sitz der Gesellschaft – Registergericht – Handelsregisternummer – Name aller Vorstände – Name der / des Aufsichtsratsvorsitzenden |
Zusätzlich müssen Sie unbedingt die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Newsletterversand einhalten, um Ihren Ruf als seriöse Versender:in aufrecht zu erhalten und gerichtliche Abmahnungen zu vermeiden.
So muss nicht nur u. a. die eindeutige Einwilligung Ihrer Empfänger:innen (beispielsweise durch das Double Opt-in-Anmeldeverfahren) vorliegen, sondern auch die Möglichkeit eingeräumt werden, diese Einwilligung jederzeit widerrufen zu können. Selbstverständlich ist es schade, wenn Ihre Empfänger:innen keine Post mehr von Ihnen erhalten möchten. Sie sollten dennoch keinesfalls versuchen, sie zwanghaft an Ihren Newsletter zu binden. Die einfachste und beste Möglichkeit, durch die sich Ihre Kontakte zu jedem Zeitpunkt unkompliziert von Ihrem Newsletter abmelden können, ist ein Abmeldelink im Footer Ihrer Mailings.
💡 rapidtipp
Ein weiterer Link, der zwar nicht laut DSGVO vorgeschrieben ist, aber in keinem Newsletter fehlen sollte, ist der Webansichtslink. Sollte es zu Darstellungsproblemen im E-Mail Client Ihrer Leserinnen und Leser kommen, können diese den Newsletter durch einen Klick auf den Link zur Webansicht ganz einfach im Browser öffnen und die von Ihnen geplante Darstellung bewundern. Der Webansichtslink lässt sich gut im Bereich der Newsletter-Signatur, z. B. in den Footer der E-Mail, einbinden.
Social Links
Neben den Pflichtangaben können Sie weitere Elemente in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen, um diese noch ansprechender zu gestalten. Social Icons sind die optimale Erweiterung Ihrer Signatur, da Sie nicht nur gut aussehen und den unteren Bereich Ihres Mailings auflockern, sondern Ihnen auch die Möglichkeit geben, Ihre Reichweite in den sozialen Medien zu erhöhen, Ihre Conversion-Rate zu steigern und neue Kund:innen zu gewinnen. Kurz gesagt: Durch Social Links im Newsletter können Sie im Handumdrehen neue Kontakte knüpfen.
🧐 Schon gewusst?
Ab sofort sind mehr als 50 Social Icons für Sie im rapidmail Mailing-Editor verfügbar. Neben den sozialen Netzwerken, zu denen Instagram, Facebook, LinkedIn, Twitter und ab sofort auch TikTok gehören, stehen weitere Kategorien wie Medien & Inhalte (u. a. Twitch, Spotify und Dropbox), Chat & Meeting (u. a. Facebook Messenger, WhatsApp und Slack) und Business (u. a. Paypal und Lieferando) zur Auswahl. Per Drag & Drop lassen sich die Social Media Icons flexibel in Ihre E-Mail-Signatur einbinden.
Zusätzlich können Sie unsere allgemeinen Icons verwenden, um Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Datenschutzerklärung oder Ihren Kalender zur Terminvereinbarung in Ihrer E-Mail-Signatur zu hinterlegen.
Informationen über die Versender:innen
Zusätzlich zu den Pflichtangaben, die schon etwas über die Versenderin oder den Versender des Newsletters verraten, können Sie selbstverständlich weitere Informationen einbauen und so die persönliche Note Ihrer Newsletter-Signatur unterstreichen. Dazu können Sie beispielsweise:
- Den Namen einer Ansprechpartnerin bzw. eines Ansprechpartners nennen,
- dessen Jobbezeichnung angeben,
- ein freundliches Bild einbinden
- und die Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme angeben.
In welcher Reihenfolge Sie die Angaben in Ihrer Signatur anordnen, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings sollte der Aufbau vor allem logisch und übersichtlich sein und ohne großes Suchen alle wichtigen Informationen sichtbar machen. Heben Sie sich also Ihre Kreativität lieber für einen interessanten Betreff und den Call to Action-Button in Ihrem Mailing auf und behalten Sie in der Signatur eher die klassische Reihenfolge bei (Verabschiedung, Name, Jobbezeichnung, Unternehmen, Social Links, Pflichtangaben, usw.) und setzen Sie sperrige Informationen wie die Firmenanschrift oder die Handelsregisternummer am besten ganz an’s Ende der E-Mail.
🤔 Was gehört nicht in eine E-Mail-Signatur?
Jetzt wissen wir also, was eine E-Mail-Signatur ist, welche Informationen sie enthalten muss und dass man ihr durch weitere Angaben eine persönliche Note verleihen kann. Doch gibt es neben diesen Do’s auch Dont’s für die Signatur im E-Mail Marketing?
Ja, die gibt es! Obwohl immer mehr Firmen die E-Mail-Signatur als Marketing-Kanal für sich entdecken und dort Werbebanner einbauen, raten wir von zu großen Reklame-Blöcken in Ihrer Signatur ab. Auch Sprüche oder Zitate sind hier fehl am Platz und können die Seriosität Ihrer Signatur deutlich schmälern.
Durch zu große Werbebanner wirkt der untere Bereich Ihres Newsletters bzw. Ihrer Marketing-E-Mail nicht nur schnell überladen, sondern kann auch durch eine große Dateigröße der Werbung für Zustellbarkeitsprobleme sorgen.
Wir raten deshalb dazu, die deutlichen Werbebotschaften schon weiter oben in Ihrem Newsletter zu platzieren und es für die E-Mail-Signatur bei einer freundlichen Schlussformel mit den wichtigsten Kontaktinformationen und Pflichtangaben zu belassen.
3. Was sind die Vorteile einer professionellen E-Mail-Signatur?
Eine freundliche und informative Verabschiedung am Ende des Newsletters gehört also durchaus zum guten Ton im E-Mail-Marketing. Dazu sollten Sie allerdings nicht einfach nur Ihren „Friedrich Wilhelm” unter Ihr Mailing setzen, sondern sich Gedanken um einen möglichst guten Aufbau und eine professionelle Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur machen – und so eine Reihe von Vorteilen genießen.
Darum lohnt sich eine gute Signatur im E-Mail-Marketing
- Wichtige Kontaktinformationen stehen auf einen Blick zur Verfügung: Dadurch, dass Empfänger:innen Ihren Namen, evtl. auch Ihre Position, Ihr Unternehmen und auch Ihre Firmenanschrift in der E-Mail-Signatur sehen, geben Sie nicht nur Auskunft darüber, wer Sie eigentlich sind, sondern erleichtern auch die Kontaktaufnahme für Ihre Abonnent:innen. Diese wissen dann, wen sie wie kontaktieren können, wenn sie Rückfragen haben oder an einer Zusammenarbeit oder Ihren Produkten interessiert sind.
- Auch rechtlich auf der sicheren Seite sein: Eine vollständige und informative Signatur ist nicht nur nettes Beiwerk, sondern sogar Pflicht im E-Mail-Marketing! Indem Sie sich an alle rechtlichen Vorgaben halten, stärken Sie nicht nur das Vertrauen in Ihre Marke, sondern vermeiden auch unnötige Abmahnungen oder Bußgelder.
- Dem Newsletter das gewisse Etwas verleihen: Eine ansprechend gestaltete E-Mail-Signatur wirkt stilvoll und professionell und hilft Ihnen dabei, als seriöse Newsletter-Versender:innen aufzutreten. Gleichzeitig können Sie durch die persönliche Unterschrift für eine ganz persönliche und authentische Note sorgen. Wenn Sie mit einem konkreten Namen anstatt mit „Ihr Timeout-Team” unterzeichnen, können sich Ihre Leser:innen ein viel besseres Bild davon machen, wer eigentlich hinter dem Newsletter steckt.
- Ein einheitliches Bild von der Marke schaffen: Indem Sie Ihre E-Mail-Signatur in mehreren Mailings konstant halten, steigern Sie den Wiedererkennungswert Ihres Newsletters und sorgen dafür, dass dass Ihre Kund:innen sofort wissen, an wen sie sich bei Rückfragen wenden können.
- Leads generieren und die Klickrate steigern: Letztlich müssen natürlich auch die Zahlen stimmen! Eine professionelle E-Mail-Signatur zieht die Aufmerksamkeit der Leser:innen auf sich und lädt beispielsweise durch Social Icons, klickbare Bilder oder Links zur Website zum Klick ein. Damit trägt die Signatur auch dazu bei, die Bindung von Interessent:innen zur Marke zu stärken und sie so langfristig zu Kund:innen zu machen.
4. Der E-Mail-Signatur mit dem richtigen Design den Feinschliff verleihen
Haben Sie alle Informationen für Ihre E-Mail-Signatur gesammelt? Dann können Sie jetzt mit dem richtigen Design dafür sorgen, dass Ihre Signatur bestmöglich auf Ihre Leserinnen und Leser wirkt. Und so geht’s:
- Fügen Sie die Signatur nicht als Bild ein. Es mag vielleicht einfach und zeitsparend erscheinen, die fertige Signatur als Bild abzuspeichern und in künftige Mailings einzufügen. Allerdings kann sich damit nicht nur die Zustellbarkeit Ihres Newsletters verschlechtern – denn gleichzeitig gehen Ihnen wertvolle Möglichkeiten wie z. B. die klickbaren Social Links Ihrer E-Mail-Signatur verloren.
- Weniger ist mehr: Versuchen Sie nicht, zu viele Informationen auf einmal unterzubringen, da Ihre E-Mail-Signatur ansonsten schnell überladen wirken kann. Priorisieren Sie deshalb nur die wichtigsten Informationen, die für Ihre Zielgruppe und die Rechtskonformität relevant sind. Indem Sie sich kurz halten, verhindern Sie unnötiges Scrollen.
- Optimieren Sie Ihre Signatur für die mobile Ansicht. Ein Großteil der E-Mails wird heute auf Smartphones und Tablets gelesen. Deshalb ist ein responsives Newsletter-Design für die optimale Darstellung und Wirkung Ihrer E-Mail-Signatur unverzichtbar.
- Nutzen Sie die Schriftarten und Farben Ihres Corporate Designs. So steigern Sie den Wiedererkennungswert Ihres Newsletters und sorgen auch in der abschließenden E-Mail-Signatur für ein einheitliches Kommunikationskonzept.
- Setzen Sie Trennlinien und genug Weißräume ein, um die Newsletter-Signatur übersichtlich zu halten und den Augen Ihrer Leser:innen eine kleine Pause zu geben, um die Informationen zu verabeiten.
5. E-Mail-Signatur erstellen mit rapidmail: So geht’s
Wollen Sie nun endlich zur Tat schreiten und Ihre eigene E-Mail-Signatur erstellen? Mit einem intuitiven Newsletter-Tool wie rapidmail gelingt Ihnen eine professionelle Signatur in nur wenigen, einfachen Schritten:
- Gestalten Sie Ihre Schlussformel über das Textelement und verleihen Sie der Signatur durch auffällige Webfonts in Handschriftoptik das gewisse Etwas.
- Wollen Sie ein Bild des Absenders oder der Absenderin in Ihre Signatur einbauen? Kein Problem. Fügen Sie das Bild ganz einfach im Drag-and-Drop-Editor hinzu und hinterlegen Sie einen Link zu Ihrer Website. Außerdem können Sie Bilder direkt im Mailing im Bildeditor zuschneiden, bearbeiten oder mit einem Filter versehen.
- Der Abmeldelink und ein Webansichtslink werden automatisch jedem neuen Mailing hinzugefügt.
- Wählen Sie aus über 50 verschiedenen Social Links Ihre Lieblingsplattformen aus.
- Die Pflichtangaben können ganz einfach im Bereich „Meine Elemente” abgespeichert und in jedem neuen Mailing eingefügt werden. So steht Ihnen Ihre eigene E-Mail-Signatur Vorlage jederzeit zur Verfügung.
