Vertrauen ist gut – Domain Alignment ist besser: So erreichen Sie jetzt die ideale Newsletter-Zustellbarkeit

Um Unternehmen und Verbraucher:innen vor unerwünschten Spam-E-Mails zu schützen, passen E-Mail-Provider regelmäßig die Analysekriterien ihrer Spamfilter an. Jede eingehende E-Mail wird auf Herz und Nieren geprüft, bevor sie an das Empfangs-Postfach zugestellt wird. Unter anderem achten immer mehr große Provider darauf, dass für die sichtbare E-Mail-Absenderadresse ein sogenanntes „Domain Alignment” vorliegt. Als seriöse Newsletter-Versender:innen können Sie mithilfe von DKIM und SPF ganz einfach Domain Alignment erreichen – und so die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen E-Mail-Zustellung erhöhen.

1. Domain Alignment: Was ist das?

Knapp 320 Milliarden versendete E-Mails pro Tag erwarten Expert:innen im Jahr 2021 – das ist eine ganze Menge. Doch nicht alle dieser E-Mails sind von ihren Empfänger:innen erwünscht: Über die Hälfte der Mails sind Spam – unangeforderte Werbemails oder schlimmstenfalls sogar Phishing-E-Mails, die für betroffene Unternehmen eine ernstzunehmende Gefahr darstellen. 

Da liegt es nahe, dass E-Mail-Provider die Postfach-Inhaber:innen vor Spammails schützen wollen. Sie setzen Spamfilter ein, die jede eingehende E-Mail anhand festgelegter Kriterien prüfen. Erst wenn der Spamfilter grünes Licht gibt, wird die E-Mail an die Empfänger:innen zugestellt.

Als Newsletter-Tool beobachten und analysieren wir bei rapidmail regelmäßig die aktuelle Vorgehensweise der verschiedenen Spamfilter. So können wir sicherstellen, dass wir unsere Versandstruktur dementsprechend anpassen und damit dafür sorgen, dass Ihre Newsletter auch weiterhin sicher bei Ihren Abonnent:innen ankommen.

Eines der Prüfungskriterien, das derzeit von immer mehr Spamfiltern angewendet wird, ist das sogenannte Domain Alignment. So hat zum Beispiel der Provider T-online angekündigt, dass eintreffende E-Mails ab dem Sommer 2021 verstärkt auf Domain Alignment hin geprüft werden sollen. Aber was ist Domain Alignment? Und was genau müssen Sie als Versender:in dafür tun? Keine Sorge, wir haben alle Antworten parat!

Was ist Domain Alignment?

Um Domain Alignment erklären und verstehen zu können, müssen wir erst einen Blick in den E-Mail-Header und die darin gespeicherten Informationen werfen. 

Jede E-Mail, die versendet wird, enthält versteckt in ihrem Header bestimmte Angaben zum Absender. Nehmen wir als Beispiel einen Newsletter, den Sie über das Newsletter-Tool von rapidmail versenden. Dieser enthält im Header folgende Informationen zum Absender:

• Die sichtbare Absenderadresse (auch „From-Adresse”), z. B. newsletter@meinefirma.de: Die Newsletter-Empfänger:innen sehen bei Erhalt der E-Mail in ihrem Programm, dass die Nachricht von diesem Absender stammt. 
• Die im E-Mail-Header gespeicherte Absenderadresse (auch „Return Path”), z. B. efahimiaiduuimkuikiuoma.eieodohiat@u12345.rmh1.net. Diese Adresse sehen die Empfänger:innen nur, wenn sie den E-Mail-Header des Newsletters aufrufen. An diese rapidmail-Absenderadresse werden alle Bounces gemeldet, also alle E-Mails, die nicht erfolgreich zugestellt werden konnten. Auf diese Weise kann unsere Software u. a. alle missglückten Zustellungsversuche zählen und Ihnen in der automatischen Newsletter-Statistik anzeigen. Indem Sie als Versender:in einen SPF-Record als CNAME-Eintrag in Ihrem DNS (Domain Name System) hinterlegen, kann statt des „normalen” Return Paths ein „Custom” Return Path mit Ihrer Firmen-Absenderdomain in den E-Mail-Header gesetzt werden, in unserem Beispiel: efahimiaiduuimkuikiuoma.eieodohiat@rm01.meinefirma.de. Das hat für beide Seiten Vorteile: rapidmail kann weiterhin die Bounces für Ihre Newsletter-Statistik sammeln und in Ihren Newslettern stimmen jetzt auch Ihre Absenderdomains (die sichtbare und nicht sichtbare) überein – dazu gleich mehr. 
• DKIM-Signatur: Die Authentifizierungsmethode DKIM (Domain Keys Identified Mail) wird weltweit eingesetzt, um eine sichere E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten. Das Verfahren trägt dazu bei, die „Echtheit” der Newsletter-Absender sicherzustellen. Der E-Mail-Header enthält u. a. Informationen dazu, welche Domain für das DKIM-Verfahren genutzt wurde.

Der E-Mail-Header kann also an den genannten Stellen verschiedene Absenderdomains beinhalten. Um Domain Alignment zu erzielen, gleicht man die bei den SPF- und DKIM-Verfahren genutzten Hauptdomains an die sichtbare Absenderdomain (From-Adresse: newsletter@meinefirma.de) an.

Um ein vollständiges Domain Alignment zu erreichen, benötigt ein E-Mail-Absender also sowohl ein DKIM-Alignment als auch ein ein SPF-Alignment für die Domains im E-Mail-Header:

• DKIM-Alignment: Die im E-Mail-Header gespeicherte DKIM-Domain muss mit der sichtbaren Absenderdomain („From-Adresse”) übereinstimmen. 
• SPF-Alignment: Die im E-Mail-Header gespeicherte Absenderdomain („Return-Path”) und die sichtbare Absenderdomain („From-Adresse”) müssen übereinstimmen.

Schauen wir uns das Ganze anhand eines Praxisbeispiels an. In der folgenden Abbildung sehen wir einen E-Mail-Header mit den beinhalteten Domains für den Return-Path, die DKIM-Signatur und die sichtbare Absenderadresse (From-Adresse). Wie Sie sehen, stimmen alle drei Domains überein – es liegt also Domain Alignment vor:

2. Was hat Domain Alignment mit E-Mail-Marketing zu tun?

Wenn Sie privat über Ihr E-Mail-Konto eine E-Mail an einen Kontakt versenden, müssen Sie sich um Domain Alignment keine Sorgen machen. Bei E-Mail-Marketing über ein darauf spezialisiertes Tool ist das dagegen nicht zu vernachlässigen.

Damit sich Ihr Aufwand als Versender:in lohnt, sollten Sie für den Newsletterversand in der Tat ein professionelles Newsletter-Tool nutzen: Die vielen darauf spezialisierten und automatisierten Prozesse helfen Ihnen dabei, Ihre Kunden- und Kontaktlisten sinnvoll zu verwalten. Zudem können Sie mit wenig Zeitaufwand performante Newsletter gestalten und versenden.
Damit Ihre Newsletter auch bei umfangreichen Kontaktlisten sicher bei den Empfänger:innen im Postfach landen, stellen Newsletter-Anbieter wie rapidmail eine professionelle Versandstruktur und eigene IP-Adressen für den Versand zur Verfügung. Im Vergleich zum E-Mail-Versand über ein herkömmliches E-Mail-Programm wie Outlook ist die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Zustellung so sehr viel höher.

rapidmail versendet Ihren Newsletter über die eigenen rapidmail IP-Adressen. Im E-Mail-Header ist die rapidmail-Domain als Return Path (die nicht sichtbare Absenderadresse) hinterlegt. Dadurch werden alle E-Mails, die nicht an Ihre Kontakte zugestellt werden können (Bounces), an rapidmail gemeldet. Diese Informationen können wir dann einerseits in der Newsletter-Statistik an unsere Kund:innen weitergeben. Andererseits können wir prüfen, warum die E-Mails nicht zugestellt werden konnten und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen für unsere Versandstruktur ergreifen.

Das heißt aber gleichzeitig, dass der Return Path (rapidmail Domain) und die DKIM-Signatur ohne zusätzliche Einstellungen NICHT mit Ihrer Absenderadresse (From-Adresse, z. B. newsletter@meinefirma.de) übereinstimmen. Bislang stellte das auch kein Problem dar, da die meisten Spamfilter der E-Mail-Programme nicht auf Domain Alignment geachtet haben.

Inzwischen haben aber bereits einige große Provider wie Microsoft (Office 365) im letzten Jahr und Telekom (t-online) für den Sommer 2021 angekündigt, in Zukunft verstärkt auf Domain Alignment zu achten. Umso wichtiger wird es jetzt also für Absender, bei der Nutzung eines Newsletter-Tools wie rapidmail alle nötigen Einstellungen vorzunehmen, um für ihre Mailings Domain Alignment zu erzielen.

Mithilfe von Domain Alignment können Sie so als Newsletter-Absender:in immer mehr Vertrauen (auch als „Computational Trust” bezeichnet) aufbauen. Je mehr die Spamfilter der E-Mail-Provider Ihrem Absender vertrauen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre Newsletter erfolgreich ins Empfänger-Postfach zustellen. Und zwar auch, wenn der Newsletter über eine andere IP-Adresse wie die von rapidmail versendet wurde.

Domain Alignment wird im E-Mail-Marketing also immer wichtiger. Sie können so:

• Ihren Ruf als seriöse/r Absender:in stärken
• Die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter und Mailings verbessern
• Sicherstellen, dass Spammer Ihre Firmendomain nicht missbrauchen

3. Für welche Newsletter-Versender ist Domain Alignment besonders wichtig?

Die beiden Authentifizierungsverfahren DKIM und SPF so anzuwenden, dass im E-Mail-Header Domain Alignment erreicht wird, ist für alle Newsletterversender von Vorteil. Vor allem, wenn für das E-Mail-Marketing ein spezielles Newsletter-Tool wie rapidmail genutzt wird.

Je mehr rapidmail Kunden Domain Alignment eingerichtet haben, desto besser ist das für die Zustellbarkeit aller E-Mails, die über die rapidmail IP-Adressen versendet werden – und damit auch für Ihre Newsletter. Hier ist also Teamwork gefragt! ?

Vor allem aber sollten sich alle Absender möglichst schnell um Domain Alignment kümmern, die viele Microsoft Office 365 oder t-online E-Mail-Adressen in ihren Kontaktlisten haben. Denn diese beiden Provider achten schon jetzt (Microsoft 365) bzw. ab dem Sommer 2021 (t-online) bei der Spamfilterung verstärkt auf Domain Alignment.

4. Wie kann ich für meine Newsletter Domain Alignment erreichen?

Wenn Sie rapidmail als Newsletter-Software nutzen, können Sie Domain Alignment für Ihr E-Mail-Marketing mit nur wenigen Klicks einrichten. Sie brauchen nur den DKIM-Key und SPF-Record aus Ihrem rapidmail Konto kopieren und bei Ihrem Webhoster in Ihrem DNS hinterlegen. Dann liegt bei all Ihren E-Mails, die Sie ab dem Zeitpunkt über rapidmail versenden, automatisch Domain Alignment vor: Aus DKIM Alignment und SPF Alignment wird automatisch vollständiges Domain Alignment.

So erreichen Sie DKIM Alignment:

Sobald Sie den DKIM-Eintrag in Ihrem DNS hinterlegt haben, stimmt die DKIM-Domain mit der From-Domain im E-Mail-Header überein. Tragen Sie den DKIM-Key jetzt bei Ihrem Webhoster ein:

• Allgemeiner Hilfeartikel mit Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines DKIM-Eintrags
• Hilfeartikel zum Erstellen eines DKIM-Eintrags für STRATO
• Hilfeartikel zum Erstellen eines DKIM-Eintrags für IONOS
• Video Tutorial mit Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines DKIM-Eintrags

So erreichen Sie SPF Alignment:

Indem Sie den SPF-Record in Ihrem DNS als CNAME-Eintrag hinterlegen, bewirken Sie, dass der E-Mail-Header den Custom Return Path mit Ihrer Firmendomain umfasst: z. B. efahimiaiduuimkuikiuoma.eieodohiat@rm01.meinefirma.de statt den vorherigen „normalen” Return Path efahimiaiduuimkuikiuoma.eieodohiat@u12345.rmh1.net. Der Custom Return Path ist nötig, damit dessen Domain mit der in der From-Adresse übereinstimmt. Hinterlegen Sie jetzt Ihren SPF-Record:

• Hilfeartikel mit Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen des SPF-Eintrags

5. Long story short: Das bewirkt Domain Alignment

Puh – das waren ganz schön viele Infos! Die folgende Grafik fasst daher noch einmal kurz und knackig für Sie zusammen, was Domain Alignment ist und wie die Prüfung auf Domain Alignment beim Newsletterversand mit rapidmail abläuft – für Newsletter, die auch wirklich ankommen: